Аутсорсинг бухгалтерского учета в России

Аутсорсинг это будущее бизнеса. Аутсорсинг в той или иной форме существовал годами, задолго до его "официального" изобретения приблизительно в 1960 - 1980-х гг. - в зависимости от источников. В настоящее время, только 1/20 часть отечественных компаний, не считая ИП, овладела бухгалтерским аутсорсингом. Бухгалтерское обслуживание и сопровождение фирм трудно развивать на отечественной почве по ряду причин: во-первых, значительной проблемой является консервативная структура экономики, с крупным госсектором (до 50%), крупными и нерезультативными монополиями. Во-вторых, многое зависит и от законодательной и, нормативной базы. 
В сущности, бухгалтерский аутсорсинг - это переложение всего круга обязанностей, связанных с ведением бухгалтерского учета, на специализированную компанию, сотрудники которой обладают необходимым опытом, знаниями и техническим оснащением для оперативного решения обобщенного комплекса доверенных им задач. Сегодня бухгалтерский аутсорсинг зарабатывает все большее признание, это связано с преимуществами, которые приобретают различные компании и организации. Необходимо также упомянуть о том, что в бухгалтерский аутсорсинг входит весь комплекс услуг по ведению учета и отчетности. следовательно, бухгалтерский аутсорсинг предоставляет возможность перекладывать весь объем финансовых вопросов на стороннюю организацию, так как на данный момент – наиболее эффективный вариант для получения стабильных результатов.
Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.
Теоретически и практически, бухгалтерская компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам. Однако, это не исключает возможности построения достаточно сложных и гибких бизнес-процессов с использованием внешних компаний и собственных сотрудников для достижения максимальной эффективности.
Не стоит путать аутсорсинг бухгалтерии с привлечением внештатного бухгалтера. Аутсорсингу присуща, главным образом, передача регулярных функций. В то время как привлечение внештатного специалиста необходимо расценивать скорее как передачу эпизодических объёмов работ конкретному исполнителю.

1. Сущность аутсорсинга.

Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами.
По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций.
В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.
Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.

2. Развитие аутсорсинга в России.

Аутсорсинг стал массовым явлением в российском бизнесе. В России на сегодняшний день много самостоятельных компаний, которые специализируются на предоставлении аутсорсинговых услуг в бухгалтерской сфере. Более активно молодые, развивающиеся компании заказывают бухгалтерские услуги, тем самым можно сказать, что бухгалтерский аутсорсинг - одна из эффективных моделей ведения бизнеса. Бухгалтерский аутсорсинг экономически эффективен для компаний, которые добиваются своей бизнес-цели через экономию временных и материальных ресурсов. Аутсорсинг бухгалтерского учета предусмотрен законодательством России и передача функций бухгалтерии закреплена законодательно.

При оказании услуг бухгалтерского аутсорсинга зарождаются некоторые проблемы:

1. При делегировании документов сторонней организации Заказчики боятся за их сохранность. Ежемесячно нужно собирать все документы, составлять реестр. Отладка процесса взаимодействия может занимать определенное количество времени. 
2. Приняв решение о передаче части функций по ведению учета, организация обязана подготовиться к следующим обстоятельствам: может быть, учет велся некорректно, налоговая проверка проводилась давно. Перед началом сотрудничества по ведению текущих дел нужно провести ревизию правильности составления отчетности, правомерности отражения хозяйственных операций в учете.

Еще одна проблема аутсорсинга бухгалтерского учета – страх компании потерять контроль над ситуацией, не доверие посторонним коммерческие тайны. Решение же данной проблемы лежит в тщательном выборе поставщика аутсорсинговых услуг на основании его опыта и сложившейся репутации на рынке. В нашей стране есть еще одна особенность ведения бизнеса: компании не просто заботятся о конфиденциальности информации, но и не заинтересованы в какой бы, то, ни было открытости, так как не редко бухгалтерский учет носит полулегальный характер Во многих случаях они пытаются решить проблемы путем выделения вспомогательных подразделений в дочерние предприятия, которые осуществляют «внутренний» аутсорсинг ряда функций в рамках группы. Благодаря этому следует ожидать, что российские предприятия будут в дальнейшем все более внимательно присматриваться к аутсорсингу.

С точки зрения специалистов, если с предметной областью аутсорсинга организация сталкивается довольно часто, то появляются задачи, которые необходимо решать. Можно выделить основные:

1. Отбор аутсорсеров.
2. Проблемы, которые возникает при выделении собственных подразделений для использования далее их услуг в качестве аутсорсинговых.
3. Проблемы, которые могут возникнуть при делегировании функции на аутсорсинг в условиях неконкурентной среды.
4. Определение уровня сервиса.
Нужно отметить, что указанные выше задачи чаще всего являются взаимообусловленными. Например, проблемы, связанные с выделением собственных подразделений, чаще всего возникают в условиях неконкурентной среды. 
Проблема связанная с использованием услуг компании-аутсорсера в условиях монопольного рынка выражается в риске при заключении контракта - внезапный отказ от услуг аутсорсера или его банкротство. Тогда у фирмы-заказчика появляется необходимость в короткие сроки искать новых партнеров или начинать самостоятельно выполнять функции. 
Одной из весомых проблем аутсорсинга бухгалтерского учета в России является отсутствие законов, которые бы регламентировали такую деятельность, кроме одной статьи в Налоговом кодексе, которая говорит, что предприниматели могут использовать заемный труд, чтоб решать свои задачи.

3. Перспективы аутсорсинга бухгалтерского учета в России и его необходимость.

В настоящее время бухгалтеру нередко приходится в одиночку решать свои проблемы. Руководители упускают из виду, что Закон «О бухгалтерском учете» ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагает именно на руководителя. 
Фирмам, применяющим аутсорсинг, необходимо формировать условия для конкуренции между возможными аутсорсерами и только после тщательного отбора заключать с ними соглашения. Пользуясь услугами фирмы аутсорсера организация может экономить на расходах. Таким образом, не придётся создавать штат бухгалтерии. Следовательно, у вас отпадёт надобность платить зарплату бухгалтеру, приобретать специализированное программное обеспечение, канцелярские товары, литературу и оборудовать рабочие места для персонала. Что особенно актуально, организация не больших масштабов. Также нужно отметить, что внешняя бухгалтерия объективна и независима. Она независима от работников, которые имеют дело с хозяйственно-финансовыми вопросами в компании. 
При привлечении аутсорсера, вы минимизируете риски получения штрафных санкций, которые могут последовать со стороны налоговых органов. При этом налоговая отчётность будет храниться в компании-аутсорсере. Когда организация обращается в компанию аутсорсера, то ей предоставляется не один специалист, а целый штат сотрудников.
Некоторые предприниматели считают невозможным передать функции управления финансами и информационными потоками сторонней организации. Но, к сожалению, эти стереотипы совершенно не имеет подтверждения в реальной жизни. Во-первых, никогда не стоит ждать какой-то потрясающей лояльности и преданности от наемного сотрудника. 
Во-вторых, в любой организации комплекс задач, осуществляемых специалистами в разных областях, ограничен и однообразен. Следовательно, возможность повысить свой профессиональный уровень ограничен, при возникновении нестандартных вопросов все равно приходится обращаться к специалистам сторонних организаций. В этой связи можно сделать вывод о рентабельности использования услуг компании-аутсорсера.
Для проведения ревизий предпочтительнее приглашать специалистов, занимающихся аутсорсингом, так как специалисты аутсорсинга попутно с проводимыми проверками обладают опытом практической работы, сами осуществляют организацию бухгалтерского учета в фирмах-клиентах. Поэтому в зависимости от поставленной цели руководитель должен подбирать специалистов. Сотрудники фирмы-аутсорсера при проведении ревизии уделяют внимание не только допущенным ошибкам и неточностям, но и выдают заключение по целесообразному ведению учета, постановке учета, усовершенствованию структуры, программному обеспечению - модель сотрудничества "внешний контролер".
Для средних и крупных фирм бухгалтерский аутсорсинг может предложить форму вывода отдельных функций аппарата бухгалтерии (ведение учета с персоналом по оплате труда и одновременное ведение юристами организации кадрового учета; работа с дебиторской задолженностью и т.д.) для исполнения сторонней организацией. Это модель по типу "внешний бухгалтер".
А для малых организаций можно использовать модель "внешний главный бухгалтер".Ведение первичной документации поручается офис-менеджеру или начинающему бухгалтеру. Далее первичные документы передаются для составления отчетности аутсорсеру. 
Существует еще одна модель сотрудничества - абонентское обслуживание (внешний консультант).Фирма - аутсорсер возлагает на себя предоставление консультационных услуг и информирование клиента о нововведениях в законодательстве по установленному сфере вопросов. Тогда, сотрудничество с аутсорсером может воплощаться в действительность по разным направлениям. Фирма-аутсосер имеет возможность предоставлять услуги и по некоторым направлениям работы финансово-бухгалтерской службы. Например, оказывается помощь в составлении учетной политики, графика документооборота, составление маркетинговой политики для торговых организаций в целях оформления затрат по продвижению товаров на рынки сбыта. А так же может предложить составление внутрифирменных стандартов, например внутреннее положение по учету расчетов с подотчетными лицами, по учету возврата товаров от покупателей; может провести аттестацию сотрудников бухгалтерской службы предприятия или принять участие в подборе персонала (главного бухгалтера или бухгалтеров).
Бухгалтерский аутсорсинг подразумевает полную или частичную передачу задач по постановке и ведению бухгалтерии, налогового учета, составлению отчетности и других связанных функций в ведение компании, специализирующейся на оказании подобного рода услуг. Прибегая к помощи профессионалов, можно быть уверенным, что аутсорсинг бухгалтерии позволит:
• Сократить издержки на содержание собственного отдела бухгалтерии - за счет отсутствия необходимости в начислении заработной платы штатным специалистам, в уплате налогов, обустройстве рабочих мест, в приобретении программного обеспечения, а также отсутствия затрат на повышение квалификации.
• Повысить качество обслуживания. Аутсорсинг бухгалтерского учета подразумевает привлечение поставщиком команды профильных специалистов. Это является гарантией более высокого уровня решения каждой отдельной задачи.
• Минимизировать финансовые риски. При заключении договора на бухгалтерский аутсорсинг риски, связанные с несвоевременной подачей отчетности и допущенными ошибками, переходят к аутсорсеру, который должен покрыть причиненные убытки.
• Получать консультативную помощь по всем вопросам, связанным с бухгалтерским учетом. Кроме того,бухгалтерский аутсорсинг сопровождается правовой поддержкой и информированием клиентов обо всех изменениях законодательства, регламентирующего данную сферу.
• Обеспечить бесперебойную работу бухгалтерии. Аутсорсинг бухгалтерского учета исключает простои в работе отдела, связанные с текучестью кадров. Помимо этого, с руководства компании снимается часть нагрузки по поиску, подбору и управлению персоналом.
Учитывая все преимущества, переход на аутсорсинг бухгалтерии является оптимальным решением для большинства организаций, но особенно актуальным для представителей малого и среднего бизнеса, которые могут существенно выиграть в качестве бухгалтерского обслуживания, избежать штрафных санкций и снизить свои затраты.

Существуют и негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:

1. возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;
2. для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;
3. слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;
4. нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-закачик.

Заключение

Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учетом и отчетностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера).
Аутсорсинг бухгалтерского учета является трудозатратной услугой, скорость и качество выполнения которой сильно зависит от профессионализма специалистов, оказывающих услугу. Причем не только специалистов в области бухгалтерии, но и управленцев, а так же работников других специальностей. Сложность заключается в том, что до сих пор нет единых стандартов, позволяющих оценивать и нормировать трудозатраты при аутсорсинге бухгалтерского учета, поэтому каждая компания - поставщик услуг пытается решить эту проблему самостоятельно, разрабатывая соответствующие стандарты и алгоритмы. Однако бизнес-процесс аутсорсинга бухгалтерии сложен и громоздок, и не всем удается верно определить факторы, оказывающие влияние, что приводит к недостоверной оценке объемов работ, завышению либо занижению конечной цены услуг.

Предыдущая Следующая