Бухгалтерский аутсорсинг

Все чаще в современном деловом мире однопрофильные компании концентрируют свою деятельность на конкретной деятельности, остальные функции передают в аутсорсинг. Характер деятельности организации целиком зависит от выбора между производством и приобретением, жизненно важного для производительности и конкурентоспособности. За последнее время взгляды руководителей на проблему выбора претерпели значительные изменения. Курс взят на аутсорсинг, или поиск внешних поставщиков тех товаров или услуг, которые раньше производились фирмой.  Совершенно невероятно, чтобы какая-либо одна организация превосходила другие по всем направлениям производства или оказания услуг. Поэтому, закупая извне, компании могут сконцентрироваться на своей главной задаче. Такая философия уже привела к существенному разукрупнению предприятий и расширила сферу снабжения производства. Мало того, с возникновением мирового рынка в обязанности отдела снабжения вошел поиск или создание поставщиков мирового уровня, способных удовлетворить стратегические потребности фирмы.               

В стремлении сократить размер фирмы до приемлемого уровня и сосредоточить внимание на добавочной стоимости и основных видах деятельности, чтобы выжить и процветать, государственные и частные организации применяют принцип «снабжение извне» ко многим функциям и видам деятельности, которые раньше выполнялись самими фирмами.
В данной работе мы рассмотрим, что такое аутсорсинг, его преимущества и недостатки, определим, чем отличаются понятия аутсорсинг персонала и «аренда» персонала, бухгалтерского учета у фирмы — аутсорсера и фирмы, потребляющей услуги.

1.  Аутсорсинг в бухгалтерии                                                                                                                   

1.1. Аутсорсинг

Аутсорсер  — специализированная организация класса B2B , поставщик услуг аутсорсинга. Основными признаками аутсорсинговой организации - выделение в бизнесе ключевого процесса оказания услуг, являющихся для других организаций вспомогательными.
Вторым отличительным признаком аутсорсинговой организации является модель постоянного предоставления сервиса (recurring business). Аутсорсеры также могут привлекаться на выполнение разовых работ, связанных с реализацией отдельных достаточно масштабных проектов (обычно в сферах строительства, внедрения технологий и т.п.). В таких случаях обычно проектная работа в указанной сфере является узкой специализацией для аутсорсера, а продолжительность проектов составляет от 1 года до 5 лет и более.
Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами.
По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рос аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и  бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций.                                   
В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой              
серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.
Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.

1.2. Недостатки аутсорсинга. Инвентаризационный аудит и обеспечение с персоналом.

Одним из очевидных недостатков аутсорсинга финансовых процессов и бухгалтерского учета являются опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им финансовой информации, за правильность ведения и предоставления финансовой и налоговой отчетности в регулирующие органы. И хотя крупные аутсорсинговые компании обладают соответствующей компетенцией и несут ответственность перед заказчиком за правильность и своевременность предоставления информации, тем не менее, именно финансовый отдел и бухгалтерия заказчика отвечают перед государством за правильность и своевременность отчетности. Как следствие, крупные заказчики в России неохотно идут на такой аутсорсинг, предпочитая вести бухгалтерию самостоятельно. Как следствие, критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке и отзывы уже состоявшихся клиентов. 
Инвентаризационный аудит
Передача процесса инвентаризации на аутсорсинг, как правило, связана с решением проблем, связанных с учетом имущества. Используется технология, основанная на штриховом кодировании. Носителем информации об учитываемом объекте является специальная самоклеющаяся этикетка со штрихкодом, разрушающаяся при попытке ее снятия (аналог инвентарной бирки). Основные средства товары, и материалы маркируются этикетками или бирками. Для сбора информации об имуществе при проведении инвентаризации используются терминалы сбора данных со встроенным сканером штрихового кода.
Обеспечение взаиморасчетов с персоналом
Аутсорсинг расчёта заработной платы обычно основывается на бизнес-модели SaaS. При этом подразумевается именно расчёт заработной платы, премиальных, командировочных, пособий, компенсаций и т. д., а не осуществление выплат.

2. Развитие бухгалтерского аутсорсинга

2.1. Формы аутсорсинга при социализме.

Как ни удивительно, но бухгалтерский аутсорсинг в специфических формах существовал еще в СССР. Рассмотрим обе формы в подробностях.
Передача бухгалтерской функции по расчетам оплаты труда за пределы организации
Такой аутсорсинг был необходимостью, обусловленной экономическими причинами. Поскольку в 70-х не было персональных компьютеров, а вычислительная техника была доступна лишь в специализированных центрах, они все расчеты и производили. Организации, не имевшие вычислительных машин, рассчитывали заработную плату и налоги посредством услуг вычислительных центров.
Частичная передача контрольной функции сторонней организации
В советские времена ревизии, проводимые сторонними специалистами, были обычным делом для организаций любой специализации. Проверки чаще всего проводились ежегодно, при этом наиболее распространенной была система перекрестных проверок. В ходе таких проверок ревизию проводила не специализирующаяся на такой деятельности организация, а специалисты другого предприятия. Взаимные проверки способствовали обмену опытом на советских предприятиях. Регулярные ревизии вселяли уверенность руководителей и главных бухгалтеров в правильном ведении бухучета в организации. Помимо проверок, проводимым специалистами одного уровня, существовала передача контрольной функции вышестоящим организациям. Ревизоры, работающие в вышестоящей организации, проверяли подведомственные предприятия. Такая структура взаимоотношений лишь отчасти является аутсорсингом, поскольку проверки проводились либо на зависимых предприятиях, либо принадлежавшим к той же отрасли. Но принципы удаленного администрирования здесь явно прослеживаются: часть функций бухгалтерии выводилась за пределы организации.
Каждое предприятие в обязательном порядке занималось обучением сотрудников. Эта практика была бы очень уместной и в современных организациях. В наше время руководители предпочитают брать опытных сотрудников с хорошим уровнем подготовки, чтобы избежать трат финансов и времени на обучение. Но проблемы с бухучетом в организации могут возникнуть даже у компетентного специалиста. Нужен взгляд извне, подсказка, совет. «Варящийся в собственном соку» бухгалтер беспокоится, как бы чего-то не забыть, не упустить. Руководители оставляют бухгалтеров один на один со всеми проблемами, забывая, что несут ответственность за организацию бухгалтерского учета в своей организации согласно закону «О бухгалтерском учете». 

2.2. Модели аутсорсинга бухгалтерского учета. Управленческий учет.

Модели аутсорсинга бухгалтерского учета.                                                                       

Бухгалтерский аутсорсинг применим в организациях любых масштабов: и для малого, и для среднего и крупного бизнеса, независимо от того, когда организация была создана и начала свою работу. Конкретная ситуация определяет цель аутсорсинга. Вновь созданное предприятие не отличается большими оборотами. Аутсорсинг позволяет сосредоточиться на развитии бизнеса, предоставив бухгалтерскую функцию специалистам с большим опытом. Аутсорсер поставит бухгалтерский учет, а позднее, по желанию заказчика, поможет подобрать бухгалтера для внутреннего ведения бухгалтерии.


Формирование управленческого учета.                                                                               

Аутсорсинговые компании предлагают услуги ревизии для предприятий всех масштабов: предналоговые и ревизии на отдельных участках работы, обозначенных заказчиком. В ходе ревизии может созреть необходимость формирования управленческого учета, соответствующего особенностям проверяемой организации. Руководитель редко разбирается в общей системе бухучета. Сторонний специалист, владея технологиями, на основании наработок может предложить приемлемые для организации формы учета с видом подачи выходной информации для руководителя.


Внешний бухгалтер.                                                                                                                   

При аутсорсинге отдельных функций бухгалтерии главный бухгалтер средней или крупной фирмы получает существенную разгрузку от рутинной работы по организации учета и контролю за сотрудниками. Руководитель бухгалтерии может полностью сосредоточиться на анализе и стратегическом планировании в финансовой сфере. Помимо ведения учета по оплате труда, ведения кадрового учета, работы с дебиторской задолженностью, проведения внеплановых ревизий на различных участках хозяйственной деятельности, возможна передача на аутсорсинг и других процессов.


Внешний главбух.                                                                                                                    

Такая модель осуществления аутсорсинга очень выгодна для предприятий малого бизнеса и делает ненужным наем высококвалифицированного специалиста, рассчитывающего на высокую заработную плату. На начальном этапе деятельности главный бухгалтер может оказаться фирме не по карману. Вести первичную документацию под силу офис-менеджеру или бухгалтеру практически без опыта работы. Составление отчетности предоставляется специалистам аутсорсинговой компании.

Заключение

Сравнив два возможных варианта организации бухгалтерского учета на предприятии, можно однозначно сказать, что использование компании аутсорсера выгодно для организации в силу объективных причин, причем выгода от использования компании аутсорсера значительна и сохраняется и при аутсорсинге услуг главного бухгалтера (то есть не комплексного аутсорсинга бухгалтерского учета), и при других возможных вариантах, таких как аутсорсинг отдельного участка бухгалтерского учета, например: учета заработной платы, учет основных средств, но не стоит забывать, что существуют ряд факторов, которые в ряде случаев имеют более приоритетное значение, чем выгода от сокращения расходов организации, основные из них:
Индивидуальные особенности отраслевой специфики, которые не позволяют эффективно использовать аутсорсинг бухгалтерского учета на предприятии.
Получение оперативной информации для данных управленческого учета и бухгалтерского при условии не четко отлаженного бизнес-процесса получения учетной информации.

Для решения данной проблемы в организации необходимо четко регламентировать бизнес-процесс получения учетной информации. В случае наличия четко отлаженного бизнес-процесса получения учетной информации возможно корректное разделение управленческого учета и бухгалтерского с передачей последнего аутсорсеру.