Экономическое обоснование использования аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета

Актуальность данной темы заключается в том, что при организации бухгалтерского учета на предприятии каждая компания сталкивается с выбором: организовать собственную бухгалтерскую службу, либо привлекать внешних исполнителей.
Существует несколько разновидностей сорсинга, выбор одной из моделей, зависит от того, являются ли процессы, обслуживаемые сорсинговой компанией, основными или вспомогательными.
Что же касается аутсорсинга, то он обеспечивает полностью именно дополнительные (не ключевые) функции. Все эти процессы возлагаются на внешних исполнителей.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг предполагает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. «… В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами….».
Однако аутсорсинг бухгалтерских услуг носит периодический характер, т.е. по мере необходимости сдачи отчетности, что же касается аутсорсинга всей бухгалтерии организации, то это может привести к необходимости перестройки бизнес-процессов внутри организации.
Существует множество мнений на сколько серьезной будет перестройка, но большинство из них считают, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. 
Также, для многих российских компаний (в основном  предприятия малого бизнеса, т.к. содержание штата бухгалтерии для них слишком затратно и неэффективно) характерно привлечение внештатного бухгалтера, что не может относиться к аутсорсингу бухгалтерии. Это обусловлено, прежде всего тем, что внештатынй бухгалтер чаще всего является физическим лицом и объективно не может иметь собственной базы, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании. 
Целью данной работу, ставится сравнение затрат, необходимых для создания и функционирования собственного штата бухгалтеров и затрат на аутсорсинг и исходя из сравнительного анализа и на основе коэффициента рентабельности инвестиций определить и обосновать экономическую эффективность применения аутсорсинга. 

Экономическое обоснование использования аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета

Для организаций среднего или малого бизнеса с большей долей вероятности характерно применение аутсорсинговых услуг в отношении бухгалтерского учета. Это прежде всего связанно с тем, что крупные фирмы критически смотря на приминение аутсорсинга в связи с тем, что:

  • Возможна утечка информации;
  • Аутсорсер не будет вникать во все тонкости специфики фирмы;
  • Из пункта 2 вытекает: управляющий будет ограничен в информации и в связи с этим возможность принятия решений, т.о. топ-менеджеру могут быть отчуждены от бизнес-практики
  • Сложно осуществить контроль за деятельностью аутсорсера, следовательно, важные функции могут быть переданы в «чужие руки»;
  • Обучение чужих специалистов.

Еще одним барьером для крупных организаций может стать их необходимость в оперативности поступаемой информации и раздельного ведения бухгалтерского и налогового учета. Также, на крупных предприятиях осуществляется ведение управленческого учета, который в свою очередь основывается на данных бухгалтерского учета и его методика может быть различной в зависимости от применяемой модели (японская «Just in time», отечественная «Нормативная» модель, американская «ABC» и другие). В связи с этим могут возникнуть сложности во взаимодействии различных служб и филиалов, поэтому передача бухгалтерского учета атсорсинговой компании будет порождать трудности в организации управления.
Однако стоит отметить, что аутсорсинг может приносить компании значительные и многочисленные преимущества:

сосредоточение на основной деятельности; 
  • снижение расходов на создание и поддержку рабочих мест;
  • отсутствие зависимости от болезней или увольнения работников;
  • гибкая реакция на изменения на рынке и внутри компании (реорганизации, реструктуризации, слияния, поглощения);
  • повышение прибыльности бизнеса, так как аутсорсинг снижает издержки обслуживания бизнес-процессов;
  • эффективное использование «наилучших практик».

Исходя из вышеперечисленных преимуществ, которые дает аутсорсинг компании, проведем анализ затрат.
Для обоснованного расчета и сравнения затрат на аутсорсинг, либо формирования собственной службы бухгалтерии, смоделируем усредненную ситуацию на российском предприятии со штатом в 250 человек (классифицируется как средний бизнес) ситуацию по принятию решения: использовать ли аутсорсинг, либо формирование собственной службы.
Таким образом, начиная расчет, необходимо рассчитать сколько в среднем требуется сотрудников для осуществления эффективного учета на предприятии, их заработную плату, страховые отчисления во внебюджетные фонды, и другие затраты, производимые каждый месяц.
Однако, необходимо произвести расчет и единовременных затрат, которые неизбежны при создании службы.
Таблица 1.1 – Расчет затрат, производимых при создании собственной бухгалтерии


Статья затрат

Количество

Стоимость за ед.

Всего (руб.)

Ежемесячные расходы

1.Штат бухгалтерии

 

 

214 400

Главный бухгалтер

1

35 000

35 000

Зам. главного бухгалтера

2

25 000

50 000

Бухгалтер

5

15 000

75 000

Отчисления в страховые фонды (34%)

 

 

54 400

2.Связь

 

 

4 382

Интернет (в месяц)

 

3 800

3 800

Телефония (в месяц)

 

582

582

3.Канцелярские товары

8

350

2 800

4.Обслуживание помещения (в т.ч. электроэнергия, уборка помещения, аренда)

1

8 700

8 700

Итого по статья 1,2,3,4

 

 

218 782

Расходы производимые единовременно в течение 5 лет

5.Мебель в т.ч.:

4

13 444

88 882

Письменный стол

8

2 200

17 600

Стулья

11

2 038

22 418

Тумба

8

3 186

12 744

Шкаф для документов

6

6 020

36 120

6.Оргтехника в т.ч.:

 

24 286

108 598

Компьютер

8

8 964

71 712

МФУ лазерный

2

7 188

14 376

Факс

1

5 013

5 013

Шредер

1

3 121

3 121

7.Программный продукт, в т.ч.:

4

 

213 548

.Базовые ПО компании Microsoft

8 лицензии

 

114 048

1С:Комплексная автоматизация 8 + клиент-сервер

Пакет на 10 лицензий

 

99 500

Итого по статьям 5,6,7

 

 

411 028

Таким образом, из таблицы видно, что единовременные затраты на организацию работы бухгалтерской службы равны 411 028 рублей, ежемесячно же предприятие обойдется содержание бухгалтерской службы в 218 782 рубля.
Для наглядного сравнения, постоим таблицу затрат по аутсорсинговым услугам.
Таблица 2 – Расчет затрат на аутсорсинг бухгалтерского учета


Статья затрат

Количество

Стоимость за ед.

Всего (руб.)

Ежемесячные расходы

1.Стоимость бухгалтерского сопровождения

500 операций

31 000

31 000

2.Cоставление и сдача квартальной бухгалтерской отчетности в ИФНС в электронном виде

12 (в квартал)

150

1800

3.Расчет з/п сотрудников

250

200

50 000

4.Персонифицированный учет

250

150

37 500

5.Получение выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП

1

500

500

Итого

 

 

120 800

Расходы производимые единовременно

6.Регистрация ООО

1

5000

5000

7.Изменения в ЕГРЮЛ, не связанные с внесением изменений в учредительные документы

 

2 000

2 000

8.Разработка учетной политики в целях бухгалтерского учета и налогообложения

1

1 200

1 200

9.Разработка кадровой политики предприятия (штатное расписание, должностные инструкции , трудовых договоров)

1

1 000

1 000

10.Разработка и составление локальных актов положений

1

1 500

1 500

11.Разработка и составление проектов договоров по основной деятельности предприятия

1

1 000

1 000

12.Разработка и составление договоров о материальной ответственности

1

800

800

Итого

 

 

12 500

Из таблицы видно, что проведение аутсорсинга для предприятия намного выгоднее. Единовременные затраты на организацию учета значительно ниже затрат производимых при создании бухгалтерской службы, также,  затраты, производимые ежемесячно на осуществление учета тоже ниже на 97 872 рубля, что является значительной экономией, которая будет осуществляться  ежемесячно.
Для еще одного обоснования проведенного анализа стоит рассчитать коэффициент ROI.
Рентабельность инвестиций (ROI) - коэффициент, который помогает измерить прибыльность компании, показывающий степень эффективности использования капитала для получения прибыли. ROI является более предпочтительным по сравнению с другими показателями рентабельности за счет простоты вычислений и интерпретации результатов. В качестве альтернативных инвестиционных проектов выбираются те, которые имеют более высокий ROI. 
Формула для расчета рентабельности инвестиций заключается в следующем: 
Коэффициент окупаемости инвестиций = Прибыль от инвестиций / затраты на инвестиции 
Эта формула является универсальной и может быть соответствующим образом изменена исходя из цели. В нашем случае, проект по передачи бухгалтерского учета аутсорсеру окупится и в дальнейшем будет приносить прибыль.

Заключение

Фактором привлекательности аутсорсинга является то, что внешний поставщик услуг способен обеспечить экономию затрат, более высокий уровень услуг за счет специализации, более дешевой рабочей силы или эффекта масштаба. Однако, аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учетом и отчетностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. 
Также, широкому распространению аутсорсинга в России препятствует и отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера).
Однако, выгода от применения аутсорсинга очевидна, но все распространение аутсорсинга не так  широко в Росси, как за рубежом.

Приложение 1

Данные о компании для моделирования

Количество сотрудников группы

Зарплата одного сотрудника группы. Руб / мес

% Экономии рабочего времени сотрудника группы

Занятость сотрудника группы (часов в месяц)

Сотрудники 1 группы (главный бухгалтер)

1

35 000

100%

192

Сотрудники 2 группы (зам. Главного бухгалтера )

2

25 000

100%

192

Сотрудники 3 группы (бухгалтер)

5

15 000

100%

192

Итого - суммарные затраты отвлечения персонала на проект  по внедрению бизнес процессов

 

174545,45

   

До внедрения процессного управления

       

Текущий оборот  в месяц

70 833 512

     

Текущий уровень накладных затрат

51 203 698

     

Текущий % операционной прибыли

30

     

Операционная прибыль в мес

 

15361109,4

   

После внедрения процессного управления

       

% увеличения количества обрабатываемых клиентов (контрактов)

5

     

% экономии затрат

69

     

% увеличение операционных показателей за счет улучшения качества инфраструктуры

17

     
         

Стоимость ПО бизнес процессов.

213 548

     

Стоимость проекта по внедрению ПО

411 028

     

Итого - стоимость ПО и внедрения

 

624 576

   

Расчеты

 

 

 

 

Промежуточные показатели

 

 

 

Формула расчета

Увеличение операционной прибыли за счет увеличения количества клиентов

768 055,47

 

C11*B14/100

Экономия на накладных затратах

 

35 330 551,62

 

B9*B15/100

Увеличение операционной прибыли за счет улучшения инфраструктуры

2 611 388,60

 

C11*B16/100

Итоговые показатели

 

 

 

Формула расчета

ROI (за один месяц после начала промышленной эксплуатации)

48,44

 

(C26+C27+C28)/(B20+B21+C5)

Окупаемость (мес)

 

0,02

 

1/C32

Количество месяцев использования

 

60

   

ROI (за период использования)

 

2 906,44

 

C32*C36

Дополнительная прибыль за период использования

2 321 800 619,83

 

(B20+B21+C5)*C38-(B20+B21+C5)

Предыдущая Следующая