Минимальная финансовая экономия внедрения кайдзен в бухгалтерию в малом бизнесе, в частности при упрощенной системе налогообложения

Говоря о системе мер по организации бизнес-процессов в стране, являющейся абсолютным лидером в сфере новых технологий и эффективности бизнеса - Японии, особое место всегда уделяется системе «кайдзен», активно функционирующей в крупнейших международных корпорациях, таких, как Toyota, Sony, другие. В России фактически нет термина, являющегося эквивалентом понятия, но, грубо можно охарактеризовать его как совершенствование процессов. Если вспомнить «научную организацию труда», активно функционирующую и пропагандируемую в СССР, то во-многом система кайдзен основана на ней, но и, безусловно, на разработках западных специалистов в части «6 сигм» и «лин сигм», то есть статистически обоснованной организации труда и процессов.
Эта система позволяет, к примеру, сократив количество шагов во время производственного процесса, переходов от одного станка к другому, сэкономить на этом значительные средства. Партнер по продвижению Лин сигмы, бизнес-тренер из Японии Огасавара Хидэо в компании Тойота провел анализ и получил, что такое сокращение шагов сэкономило корпорации по 1 иене на каждого сотрудника, а в пересчете на весь трудовой коллектив – огромные средства.
Но эта система не только для бизнеса-в общественной, политической жизни и в домохозяйствах японцами применяется этот же принцип – «совершенствование процессов». Мы попробовали проанализировать, что же даст внедрение системы «кайдзен» в сферу бухгалтерского учета, и пришли к выводу, что лучшим совершенствованием является внедрение аутсорсинговой системы для бухгалтерского учета. Добавим, что проводился анализ компаний, представляющих малый бизнес России и находящихся на упрощенной системе налогообложения.

1.Расчет и обоснование финансовой экономии

В процессе анализа нами были выделены двенадцать основных причин преимущества внедрения аутсорсинговых систем в бизнес-процессы компании.
Ниже они перечислены и дан экономический анализ их эффективности.

Работа на результат компании должна вести к тому, что все действия выполняются только во имя цели компании.

Если проанализировать компанию целиком, то можно выделить 7 основных звеньев: Продажи, Продвижение, Обучение персонала, Коммуникации, Финансы, Администрирование, Производство. Надо сказать, что в этом списке звеньев лишь один – финансы, или бухгалтерия, прямо не участвует в процессе привлечения средств в фирму, иными словами, существует лишь с 1 целью – взаимодействие с органами власти и контрагентами, связанными с действиями власти (например, обязательная сдача финансовых документов, подтверждающих операции компании). Любой бизнес существует для прибыли, некоторые – для повышения благосостояния собственников, но ни одна коммерческая компания не существует для того, чтобы платить налоги. Это бессмысленно. Отмечу, что на малых предприятиях функции выставления счетов, оформления договоров и актов выполненных работ целесообразно передать менеджерам по продажам или лицам, непосредственно взаимодействующим с клиентом, также это отвечает принципу «кайзен» - операция не передается лишний раз другому лицу, подробности договоренностей, возможно, даже необходимость вставать с рабочего места, что противоречит рассматриваемому принципу.

Недостаточная квалифицированность специалистов финансового отдела может стать крахом бизнеса.

В соответствии с Федеральным законом "О несостоятельности (банкротстве)" от 26.10.2002 N 127-ФЗ «Несостоятельность (банкротство) - признанная арбитражным судом неспособность должника в полном объеме удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей». [2]
Выходит, только финансовая несостоятельность компаний, соответственно, финансового менеджмента, приводит к страшнейшему выходу для компании – банкротству. Надо отметить, что на рынке России наблюдается в целом большой дефицит управленческих кадров, в том числе топ-менеджеров финансового отдела. Еще страшнее ситуация в Приморье, откуда миграция кадров растет с каждым годом все больше и больше, а в малый бизнес специалисты высокого ранга практически не идут.

  1. Необходимость постоянного обучения своих бухгалтеров, скажем, «новинкам» в законодательстве ведет дополнительным затратам фирмы. А обучать нужно регулярно по вышеописанной причине, а также в связи с нестабильным налоговым законодательством.
  2. Простота планирования, простота взаимодействия цепочек в компании. Как правило, аутсорсинговые компании имеют фиксированную стоимость обслуживания, куда включены все возможные операции. Расходы на бухгалтерию становятся легко высчитываемыми, ясными и измеримыми. Одновременно из общего бизнес-плана компании на год ликвидируется все расходы, не связанные с процессом продаж в компании, план приобретает явно характер нацеленного на результат бизнеса, возможно введение дополнительных мер стимулирования для всех сотрудников и прочих методов, специально подобранных для повышения продаж.
  3. Сокращение расходов на поддержание рабочего места, стола, компьютера, телефона интернет и т.д.
  4. Сокращение расходов на склад-архив и хранение документации, которая переносится в аутсорсинговую компанию, освобождается место для других сотрудников, других возможностей.
  5. Оплата аутсорсинга компании ниже зарплаты собственного бухгалтера. Во Владивостоке в среднем аутсорсинг 8000 рублей, нанять адекватного бухгалтера – 18000 рублей минимум. Разница налицо. Снижение затрат на бухгалтерию снижает затраты на уровень себестоимости в целом, в связи с чем образуется дополнительная прибыль в компании, в частности, вызванная повышенным спросом на продукт. При всем при том это взаимовыгодное сотрудничество.
  6. Меняется направленность процесса из выталкивающей системы в вытягивающую. Это касается отчетности в первую очередь. Другими словами, теперь не директор требует от бухгалтерии выполнения их обязанностей, мотивирует их на это, наоборот, аутсорсинговая компания, представляющая сферу обслуживания, выполняет все возможное для оплаты их услуг в этом периоде.
  7. Время простоя при частичной передаче менеджерам, работающим с клиентами, функции бухгалтерии, значительно сокращается. Это дополнительная прибыль фирмы.
  8. Для бухгалтерии на аутсорсинге не нужны дополнительные меры стимулирования и поддержки. И чаевые в таких случаях не платят. Сделка на взаимовыгодных условиях.
  9. Переход ответственности с руководителя на аутсорсинговую компанию в части подачи отчетности, финансового анализа и т.д. Естественно, ответственность остается, в частности в части контроля качества, но она значительно сокращается. В том числе подключается система юридических договоренностей, по которым аутсорсинговая компания несет за это конкретную ответственность.
  10. Проблемы компании в части недостижения цели, прибыли, становятся ясно видны и легко решаемы.

Мы представили все причины в единой таблице под названием «Минимальная финансовая экономия внедрения кайдзен в бухгалтерию на малом бизнесе при упрощенной системе налогообложения» и определили их эффективность в части предоставления финансовой выгоды для предприятия.
Таблица 1 - Минимальная финансовая экономия внедрения кайдзен в бухгалтерию на малом бизнесе при упрощенной системе налогообложения


№ п/п

Наименование фактора

Минимальная экономия, в год

Примечание

1

2

3

4

  1.  

Работа на результат компании и частичная передача функции бухгалтерии менеджерам*

+17380 руб.

В системе кайдзен каждый шаг сотрудника – 1 иена, при переводе на средний малый бизнес-20 человек в день, соответственно, умножим на 365 дней.

  1.  

Недостаточная квалифицированность специалистов финансового отдела может стать крахом бизнеса.

+20%

В связи с высоким уровнем риска появления, добавляем к стоимости бухгалтерии компании «+20%»

  1.  

Необходимость постоянного обучения своих бухгалтеров

+15000

Обучение на рынке стоит в год от 10000 до 20000 руб.

  1.  

Простота планирования, простота взаимодействия цепочек в компании

+20%

Взято аналитически, принцип Парето – 80% дохода приносит 20% простоты планирования

  1.  

Сокращение расходов на поддержание рабочего места, стола, компьютера, телефона интернет и т.д.

+20000 руб.

Около 20000 рублей

  1.  

Сокращение расходов на склад-архив и хранение документации

+12000 руб.

В среднем на рынке в месяц склад стоит 800-1200 руб за кв.м. в месяц

  1.  

Оплата аутсорсинга компании ниже зарплаты собственного бухгалтера.

+120000 руб

Во Владивостоке в среднем аутсорсинг 8000 рублей, нанять адекватного бухгалтера – 18000 рублей минимум.

  1.  

Меняется направленность процесса из выталкивающей системы в вытягивающую.

+5%

До 5% минимум экономия

  1.  

Время простоя менеджеров* значительно сокращается.

+10%

10-15%

  1.  

Для бухгалтерии на аутсорсинге не нужны дополнительные меры стимулирования и поддержки.

+50000 р.

Минимум 20 000 рублей в год обязательные платежи, плюс нематериальное обеспечение –около 30000 руб.

  1.  

Переход ответственности с руководителя на аутсорсинговую компанию

+30%

Риски падают на процентов 30%, соответственно, не закладываются в цену продукта и на эту сумму увеличивается доход компании.

  1.  

Проблемы компании становятся ясно видны и легко решаемы.

+1%

1% минимум

ИТОГО:

+86%
+ 234380 руб.

 

*-при условии их не полной занятости до внедрения «Кайдзен». В малом бизнесе, как правило, так и есть.
Таким образом, проведя исследование, мы убедились, что финансово весьма выгодно применять аутсорсинговые системы в малом бизнесе, особенно при упрощенной системе налогообложения.

Заключение

В заключении хотелось бы отметить, что основная цель «кайдзен» - это облегчать работу людей, повышая результат, выражается девизом «легко, хорошо, быстро, дешево». Система аутсорсинга в бухгалтерии российского бизнеса на упрощенной системе налогообложения отвечает всем этим задачам: легко прибегнуть к такой компании на аутсорсинг, хорошо оптимизируется труд и процессы, быстро начинается двигаться процесс продаж и достижения основной цели бизнеса и дешево применять такие схемы.

Предыдущая Следующая