Информационные технологии в учете оплаты труда

Наиболее важным условием повышения эффективности производственной деятельности в любой отрасли является улучшение качества управления. Качественное улучшение возможно только при использовании в управлении современных информационных технологий, так как управление – это непрерывный обмен информацией.
Целью данной работы является наиболее полное отражение и обозначение высокой значимости внедрения автоматизированных информационных систем в области оплаты труда.
Задачами работы являются:

  • Проведение сравнительного анализа бухгалтерских программ.
  • Отражение информационных технологий в учете оплаты труда.
  • Детальное рассмотрение исходной входной информации.
  • Рассмотрение выходной информации.

Учет труда занимает одно из значимых позиций в системе бухгалтерского учета в любой организации. Расходы на оплату труда являются важнейшими элементами издержек производства и обращения. Заработная плата – основной источник дохода рабочих и служащих; с ее помощью осуществляется контроль над мерой труда и потребления; она используется как важнейший экономический рычаг управления экономикой. 
Основными задачами учета труда и заработной платы являются следующие:

  • в надлежащие сроки производить оплату труда персонала предприятия;
  • своевременно и достоверно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и обязательных отчислений во внебюджетные фонды;
  • группировать показатели по труду и заработной платы для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с государственными социальными внебюджетными фондами.

Решения задач бухгалтерского учета предусматривает внедрение автоматизированных информационных систем в процесс оплаты труда. Внедрение персональных ЭВМ на рабочих местах уменьшает количество затрачиваемого времени, которое является результатом наличия человеческого фактора, а также позволяет по-новому организовать работу бухгалтеров, высвобождать их от трудоемких процессов ручной обработки учетной информации, усиливает контрольные функции учета. Поэтому целью данной работы является совершенствование информационного учета оплаты труда.

1 Сравнительный анализ бухгалтерских программ

Все бухгалтерские программы позволяют вводить первичные документы, вести журнал хозяйственных операций и строить на его основе разнообразные отчеты.
Наименее комфортной в использовании является программа «БЭСТ-ПРО». Она была создана для операционной системы DOS и при переносе на операционную систему Windows не была адаптирована к ней. Все достоинства работы под управлением Windows отсутствуют в «БЭСТ-ПРО», зато в ней присутствуют недостатки, связанные с устаревшей ранее упомянутой DOS. Например, нельзя произвольно изменять размеры рабочего окна программы, поэтому на мониторах различных размеров может либо не отражаться достаточного количества информации, либо окно будет невозможно развернуть на весь экран.
Самой распространенной известной программой бухгалтерского учета является «1С: Бухгалтерия». В ней меньше недостатков, чем в других, но они также имеют место быть. Меню программы сильно перегружено, хотя и интуитивно понятно. Дублирование комманд еще больше затрудняют восприятие, например команда Журнал операций есть и в меню Операции, и в меню Журналы. Данные недостатки явно отражают отсутствие единого продуманного интерфейса программы. Можно предположить, это связано с раздельным написанием программы и конфигураций.
Программа «Турбо Бухгалтер» слишком затруднительна для освоения неопытным в сфере компьютеризации бухгалтером, которого разработчики программы называют «Продвинутым бухгалтером». Многочисленные меню и панели инструментов могут поставить в тупик даже самого опытного пользователя компьютера. Если учесть, что в разных версиях разные команды в меню, то освоить программу становится еще труднее. С другой стороны, «Турбо Бухгалтер» позволяет выбирать направления работы из специального окна, называющегося центром управления, а не из меню или панелей инструментов, что может оказаться достаточно удобным.
«Инфо-Бухгалтер» является достаточно простой в освоении программой. Следует освоить всего несколько приемов работы, которые основаны на обычных действиях, распространенных при использовании Windows. Вместе с тем простота накладывает некоторый отпечаток ограниченности. Кроме того, данная программа также иногда выдает информацию, рассчитанную не на бухгалтера. Сообщения об ошибках, помогающие программисту при отладке, могут поставить бухгалтера «в тупик».
С точки зрения общения с пользователем программа «ПАРУС» оставляет  сравнительно лучшее впечатление. Продуманный единый интерфейс легко освоить, так как он похож на интерфейс любой программы, работающей под управлением Windows. Однако часто выводится слишком много информации, так что работать со списками становится неудобно.
Наиболее необычен внешний вид программы «ИНФИН». Приемы, применяемые в этой программе, не похожи на аналогичные действия ни в одной другой программе, поэтому потребуются дополнительные усилия при ее освоении. В качестве достоинств программы, следует отметить последовательность внедрения используемых правил работы. Практически все действия выполняются однотипно, хотя и не очень удобно.
Все рассматриваемые программы далеки от совершенства в области общения с пользователем, но ко всем им можно привыкнуть и каждую подстроить под собственные требования и требования организации к учету.

2 Организация аналитического учета и постановка задачи

В настоящее время большое внимание уделяется совершенствованию процесса учета труда и его оплаты, а именно, внедрению в данную сферу информационного учета.
Совершенствование учета по оплате труда необходимо осуществлять комплексно, то есть по всем направлениям учета: аналитическому, сводному, первичному, синтетическому. Документы разрабатываются в соответствии с современными стандартами документации. Документы должны быть удобными и конструктивно построенными для обработки и последующих записей в учетные регистры.
Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика – первый и определяющий этап совершенствования бухгалтерского учета.
На российском рынке существуют сотни предложений информационных продуктов, но это не означает, что каждый способен адаптироваться к требованиям бухгалтера и руководителя в полной мере.

3 Информационные технологии в учете оплаты труда

Современные программные продукты автоматизации бухгалтерского учета – очень гибкие системы, которые позволяют настраивать под нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.
Для того, чтобы среди множества программных продуктов, их версий и производителей найти оптимальный для предприятия вариант, следует понимать самое главное: универсальных, подходящих всем организациям программ нет, а это означает, что нет и лучшей программы на все случаи жизни. Одни из них лучше подходят для одних, другие – для других.
Среди многообразия фирм, занятых созданием и распространением разных систем, ведущее место занимает фирма «1С».
В программе «1С: Зарплата и кадры», наиболее полно автоматизирован учет оплаты труда и расчет заработной платы. В ней представлены разные варианты начисления заработной платы  и удержаний из нее.
Информация, получаемая в результате решения данного комплекса задач, используется для принятия управленческих решений, ведения контрольно-аналитических функций бухгалтерского учета, выполнения оперативной работы оставленной за бухгалтерским персоналом или в контрольных целях.

4 Входная информация

Прежде чем приступить к учету операций по учету труда и заработной платы, необходимо ввести в бухгалтерскую программу исходную справочную информацию.
Для ведения учета заработной платы необходимо, заполненить следующие справочники типовой конфигурации:

  • подразделения;
  • должности;
  • сотрудники;
  • хозяйственные операции.

Для автоматизации ввода информации, связанной с начислением и выплатой заработной платы в типовой конфигурации предусмотрены два документа: начисление заработной платы и выплата заработной платы из кассы. Участок расчетов с персоналом по оплате труда является весьма сложным. Документы по учету заработной платы включены в типовую конфигурацию покрывают лишь незначительную часть расчетов, связанных с учетом труда и заработной платы, реально встречающихся на средних и крупных предприятиях.
Если на предприятии нет подразделений, то в справочник «Подразделения» нужно ввести хотя бы одну запись. Особенностью работы со справочником подразделений является то, что удаление любой записи может нести за собой необратимые последствия. Нельзя удалять из справочника даже закрытый, ликвидированный склад, так как содержится в документах, хранящихся в базе данных или в архиве.
Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о сотрудниках. Для ввода сведений о сотрудниках рекомендуется использовать специальные документы кадрового учета. Как правило, в таких документах, предусмотрены поля, аналогичные реквизитам справочника «Сотрудники», причем, если документ изменяет значение периодического реквизита, то дата записи значения реквизита совпадает с датой документа. В типовой конфигурации предусмотрены следующие документы кадрового учета: «Приказ о приеме на работу», «Приказ о кадровых изменениях», «Приказ об изменении окладов», «Приказ об увольнении».

5 Выходная информация

В типовой конфигурации системы содержится большое число готовых форм отчетов как общего плана (по синтетическим счетам), так и аналитические отчеты. Некоторые из них стандартизованы и ориентированы на использование внешними потребителями: баланс предприятия, налоговая отчетность и т.д.
Режим конфигурирования позволяет создавать практически неограниченное количество дополнительных отчетов, а также вносить изменения в порядок формирования существующих отчетов.
Для начисления заработной платы в типовой конфигурации предназначен документ «Начисление зарплаты». Обращение к документу производится через меню «Документы – Зарплата – Начисление зарплаты». На экран выдается форма диалога для ввода исходных данных. Форма диалога документа имеет две закладки: «Ведомость» и «Ставки налогов».
Отчет «Расчетная ведомость» содержит данные по начислению заработной платы сотрудникам, сведения о налоге на доходы физических лиц, а также сведения о расчете всех социальных отчислений, включаемых в единый социальный налог. Данный документ рассчитывает для каждого сотрудника величину заработной платы (от оклада), сумму подоходного налога и суммы взносов по единому социальному налогу.
Для начисления заработной платы в типовой конфигурации предназначен документ «Расчет зарплаты».
Сведения о начислении рекомендуется вводить в следующем порядке:

  • указать дату начисления зарплаты. Обычно дата начисления приходится на последний рабочий день месяца, за который начисляется зарплата;
  • выбирается из справочника «Подразделения» структурное подразделение, сотрудникам которого начисляется заработная плата. Если нужно рассчитать зарплату всех сотрудников организации, этот реквизит нужно оставить незаполненным;
  • выбирается из справочника видов начислений вид начисления, соответствующий начисляемому доходу. Указанный вид начисления будет использован при отражении доходов сотрудников в бухгалтерском учете и для расчета ставки НДФЛ (13%).

Наиболее общие итоги могут быть получены в стандартном отчете «Расчетно-платежная ведомость». При выдаче заработной платы, из нее вычитаются налоги, взносы. А из фонда заработной платы организация выплачивает отчисления во внебюджетные фонды, налоги и удержания, которые представляются в своде. Решив задачу о начислении зарплаты, мы получили ряд документов, которые непосредственно используются в учете оплаты труда.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы. Практикой доказано, что эффективность функционирования вычислительных средств проявляется наиболее полно в условиях использования локальных вычислительных сетей. Например, при создании локальных вычислительных сетей в бухгалтерии предприятия к его головному компьютеру подключаются все учетные службы: склады, цеха, компьютеры бухгалтеров по участкам учета, а также руководителя предприятия. Для каждого пользователя этой сети создается рабочее место. Следует отметить, что компьютер каждого рабочего места должен загружаться комплексом программ, задачами и базой данных. В этих условиях руководитель предприятия со своего рабочего места может в любое время получить оперативную информацию о состоянии руководимого им предприятия. Применение же локальных вычислительных сетей в региональных масштабах сделают бухгалтерский учет и финансовый анализ более гибким, современным, а также позволяет положительно влиять на рост эффективности производства. 

Заключение

Актуальность темы заключается в необходимости совершенствования процесса расчета зарплаты и налогов при постоянной смене правил расчета налогов с фонда заработной платы, большим объемом обрабатываемой информации.
Наибольший эффект от внедрения информационных технологий может быть получен при использовании комплексного подхода к автоматизации, тесного взаимодействия сторон, высокой квалификации исполнителей.
На сегодняшний день многие руководители осознают, что использование современных методов управления – важный фактор повышения конкурентоспособности предприятия. Чтобы добиться успеха, необходима точная и оперативная информация. Так как ситуация на рынке часто меняется, необходимо быстро реагировать на эти изменения.

Предыдущая Следующая