Экономическое обоснование использования аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета

Для любого руководителя предприятия одним из важных компонентов развития бизнеса является качественное бухгалтерское обслуживание компании, которое включает в себя организацию и ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии, сдачу всех видов отчетности, оказание бухгалтерских и финансовых консультаций. При этом немаловажным фактором является не только профессионализм бухгалтера, но и уровень доверия руководителя своему работнику. Именно поэтому еще на начальном этапе развития бизнеса собственник должен определиться, каким образом будет вестись бухучет на предприятии. Вариантов несколько: нанять штатного бухгалтера, воспользовать услугами частного бухгалтера или обратиться в компанию, предоставляющую услуги по бухгалтерскому аутсорсингу. 
В настоящее время все больше компаний передают бухгалтерский учет на аутсорсинг. Данное направление аутсорсинга очень активно развивается.
Аутсорсинг - передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителем, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением. Аутсорсинг в бухгалтерском учете - ведение бухгалтерского и налогового учета и представление отчетности через аутсорсинговую организацию. 
Благодаря аутсорсингу заказчик может минимизировать налоговые риски, избежать зависимости от персонала, и снизить затраты времени на управление бухгалтерией. 

Аутсорсинг в бухгалтерском учете

При выборе аутсорсинговой компании заказчик в первую очередь ориентируется на стоимость. Однако данные услуги являются недешевыми, но при этом заказчик получает выгоды не от цены как абсолютного показателя, а от качества оказанных услуг – своевременная и достоверная отчетность заказчика. 
Заказчик должен принять управленческое решение для себя – передавать ли бухгалтерию на аутсорсинг специализированной компании либо создавать свою централизованную бухгалтерию. 
В случае передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг специализированной компании необходимо заключить договор на оказание услуг. Отношения между сторонами регулируются в рамках договора возмездного оказания услуг в соответствии с главой 39 Гражданского кодекса РФ.
Обращаем внимание, что в приказе по учетной политике заказчика, принявшего решение о передаче ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг, должен обязательно зафиксировать этот факт. 
В договоре необходимо четко определить предмет, т.е. какие конкретно услуги заказчик хочет получить – полное ведение бухгалтерского учета или только расчет заработной платы, выписка счетов и другое. При заключении договора советуем не забывать об ответственности за нарушение конфиденциальности.
Важное значение имеет указание в договоре информации о документообороте: какие документы будет получать аутсорсинговая компания, также сроки их предоставления. Конечно, передавать документы ежедневно, а если еще и заказчик находится в другом городе, не целесообразно. В большинстве случаев каждый день передают  только копии документов либо по факсу, либо по электронной почте, а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Также передача данных возможна с помощью синхронизации данных через систему двухсторонней репликации, т.е. выгрузки базы данных 1С.
Необходимо также продумать общение по построению отношений  аутсорсинговой компании и заказчика. И лучше всего это зафиксировать в договоре, т.е. указать в договоре контактные данные должностных лиц как со с стороны аутсорсинговой компании так и со стороны заказчика, а также четко разграничить их ответственность за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета.
Не стоит забывать и об отчете аутсорсинговой компании о проделанной работе. Такую обязательность его предоставления вместе с актом сдачи-приемки оказанных услуг можно предусмотреть в договоре. Отчет должен содержать сведения обо всех действиях аутсорсинговой компании и тогда заказчик сможет проконтролировать выполнение всех действий. 
Особо следует обратить внимание на ответственность аутсорсинговой компании за ненадлежащее качество оказываемых услуг, а также об обязанности возмещения ущерба из-за ненадлежащего качества выполненной работы. Поэтому рекомендуется заказчику такое условие предусмотреть в договоре, для того чтобы полностью избавиться от рисков бухгалтерских ошибок или минимизировать потери. Например, включить в договор пункт о том, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов, компенсируются аутсорсинговой компанией, а заказчик при этом имеет возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет аутсорсинговой компании.   
Проанализировав деятельность аутсорсинговой компании по предоставлению бухгалтерского аутсорсинга, можно выделить следующие преимущества данной услуги:

  • Сложно найти бухгалтера, который обладает познаниями не только в области бухгалтерского и налогового учета, но также может проконсультировать в законодательной сфере, быть юридически подкованным и уметь не растеряться перед контролирующими органами. Наверное, такие профессионалы есть, но найти их сложно, ведь они, скорее всего, уже трудоустроены. В то же время, доверив аутсорсинг бухгалтерии аутсорсинговой компании, вы получите услуги коллектива высокопрофессиональных специалистов из различных сфер знаний, так как, в штате, кроме высококвалифицированных бухгалтеров, также имеются профессиональные юристы и аудиторы, возможность консультации с которыми является гарантией правильности ведения бухгалтерского учета на вашем предприятии.
  • Штатному бухгалтеру потребуется организованное рабочее место, а это и компьютерная техника, и мебель, и программное обеспечение. В этом случае аутсорсинг бухгалтерии предполагает экономию ваших средств, так как аутсорсинговая компания имеет постоянно обновляемое бухгалтерское и юридическое программное обеспечение и, конечно, берет на себя заботу о создании и техническом оснащении рабочих мест.
  • Не забывайте, что штатный бухгалтер тоже человек, он может уйти в отпуск, заболеть, уехать в другой город. Аутсорсинг бухгалтерских услуг обеспечит Вам надежную работу всего коллектива компании, и ваш бизнес не будет зависеть от одного человека. Кроме того, стоит учесть, что при использовании аутсорсинга бухгалтерского учета вы экономите на зарплате штатного бухгалтера и его помощников, на аренде помещения, затратах на расходные материалы, транспорт, курьерские услуги, а также на стоимости бланков и специализированной периодики.
  • Пользуясь услугами аутсорсинговой компании, заказчик снижает затраты по оплате труда бухгалтерии, поскольку оплата труда высококвалифицированного штатного бухгалтера высока.
  • Снижаются затраты времени менеджмента на управление бухгалтерской службой.
  • Аутсорсинговая компания оказывает услуги с помощью высококвалифицированных специалистов по бухгалтерскому учету и налогообложению, поэтому у заказчика снижается риск неправильности отражения операций в бухгалтерском учете и искажения отчетности.
  • При оказании аутсорсинга не нужно оборудовать рабочие места, приобретать специальное программное обеспечение, повышать квалификацию работников финансовой службы.

Экономическое обоснование использования аутсорсинговых услуг

Экономия при использовании специалистов на аутсорсинге может составлять 50% и более условно-постоянных затрат.
В каждой организации существуют задачи, выполнение которых собственными силами не оправдано ни с экономической, ни со стратегической точек зрения. И основная причина тому не в том, что компания не сможет освоить выполнение этих функций. Конечно, сможет. Но, в общем случае, на рынке уже есть компании, которые делают это лучше по определению и, как правило, за сопоставимые или даже меньшие деньги. Поэтому случаи, когда дешевле купить услуги у специалистов с рынка, имеют место гораздо чаще, чем может показаться на первый взгляд.
Если рассматривать эмпирическую зависимость стоимости реализации одного и того же объема работ, который нужно сделать компании, собственными силами и силами привлеченных на аутсорсинге специалистов (см. рис.1), то можно сделать не совсем обычные выводы. Понятно, что структура затрат и структура задач для отдела выбраны весьма специфично, но даже в этом случае видно, что чем больше количество специалистов в непрофильном отделе, тем ниже их производительность и тем выше экономическая целесообразность привлечения специалистов на аутсорсинге. В принципе, для любой структуры отдела, можно найти предложение аутсорсинга на рынке, которое будет экономически выгоднее компании, чем организация собственного отдела. В приведенных примерах эти предложения рассчитаны как стоимость одного человеко-дня аутсорсеров 10, 11 и 13 тыс.р. соответственно, что для существующего предложения услуг специалистов по бизнес-анализу – вполне рыночная стоимость. Даже в том случае, если будет найдено только более дорогое предложение, то все же в принципе возможна ситуация, когда будет экономически выгоднее привлекать специалистов на аутсорсинге, чем организовать отдел в компании. Эта картина изображена на рис. 1. например, будут найдены услуги специализированной компании только по цене 12 тыс.р. в день, вместо рассчитанных 10 тыс.р. Тогда, при объеме работ более 230 рабочих дней в год, экономически становиться выгодно, использовать своих специалистов (на графике этот случай изображен треугольником, справа от «точки безразличия», заштрихованный горизонтально). Но, если объем работ превысить 280 рабочих дней в год (потребуется расширение отдела на одного человека) опять станет выгодно привлекать специалистов на аутсорсинг вместо организации своего отдела. Но и в случае, если объем работ меньше 230 рабочих дней, то использовать аутсорсинг может оказаться выгодно – в этом случае компания поставщик услуг может предоставить ровно столько ресурсов, сколько необходимо. Что явно затруднительно в случае с собственным отделом, сложно представить, ситуацию, когда в отделе работает, например, 1,85 человека (на графике этот случай изображен треугольником, слева от «точки безразличия», заштрихованный вертикально).
Более того, и в этом примере, общая тенденция такова, что чем больше сотрудников в отделе, тем больше экономическая выгода от его закрытия и использования вместо него специализированной организации. 
Этот вывод частично подтверждается, например, по данным Gartner Group, полученным некоторое время назад, около 70% ведущих компаний (из списка Fortune 500) передали задачи поддержания работы back-офиса специализированным организациям. Использование услуг аутсорсинга позволяет компаниям снизить косвенные затраты. По данным Gartner Group, их сокращение достигает, в среднем, 30%, при этом повышается качество обслуживания, обеспечиваемое аутсорсинговыми компаниями.

http://b2b-group.ru/i/include/2_marta_22.jpg? 
Рис.1 Стоимость выполнения работ самостоятельно и аутсорсерами
Аутсорсинг информационных технологий (IT-аутсорсинг) 
Аутсорсинг информационных технологий (IT-аутсорсинг) представляет собой передачу стороннему исполнителю (аутсорсеру) полностью или частично функций по обслуживанию информационных потребностей компании (получение, обработка, хранение, передача информации; услуги в сфере телекоммуникации, в том числе телефония, мобильные сервисы, обеспечение доступа в Интернет; поддержка технических и программных средств; разработка и интеграция приложений и др.) на основе долгосрочного контракта.
В условиях рыночной экономики все большее количество российских компаний, в связи с усиленной конкуренцией, повышенной нестабильностью и неопределенностью внешней среды, в целях обеспечения жизнеспособности, вынуждены сталкиваться перед непростым выбором использования IT-аутсорсинга. Помимо этого, другими причинами обращения к IT-аутсорсингу могут быть жесткие ограничения на срок внедрения решения, отсутствие соответствующих навыков у штатных специалистов и нецелесообразность получения этих навыков в силу «одноразовости» проекта и ограничения на штат или фонд заработной платы.
Перспективы использования услуг IT-аутсорсинга зависят от их стоимости и доступности (включая как физическую возможность использования, например, сетевых технологий в тех или иных регионах, так и законодательные возможности и ограничения).
Решение компании об использовании услуг IT-аутсорсинга может быть принято по следующим причинам:

  • Желание сосредоточиться на основных видах деятельности;
  • Необходимость повышения качества обслуживания;
  • Острая потребность в снижении затрат;
  • Компании не хватает административного или технического опыта для создания собственного IT-подразделения;
  • Необходимость поддержания долгосрочной технологической и экономической жизнеспособности неосновной деятельности;
  • Существует большая гибкость в выборе возможных программно-технических средств;
  • Наличие квалифицированных специалистов у сторонней организации;
  • Процесс приобретения обычно требует меньше накладных расходов.

Наибольший интерес для высшего менеджмента компании представляют услуги в сфере управления организации, а также аутсорсинг бизнес-процессов на основе передовых информационных технологий, так как именно этот тип услуг IT-аутсорсинга позволяет сделать шаг к формированию современной компании.
Преимуществ использования услуг в сфере IT-аутсорсинга (возможность концентрации на основном виде деятельности, профессиональные навыки и  техническая оснащенность исполнителя, жесткая регламентация затрат и качества услуг и др.) зачастую недостаточно, чтобы принять однозначное решение о привлечении аутсорсинговой компании. Поэтому одним из основных критериев принятия решения об использовании IT-аутсорсинга для компаний, в большинстве случаев становится его экономическое обоснование.
Затраты, связанные с приобретением аутсорсинговых услуг собственного IT-подразделения или, можно сопоставить при помощи диаграммы, приведенной на рис. 2.
 
Рис. 2. Сопоставление стоимости услуг IT-аутсорсинга с затратами на собственное выполнение функций по обслуживанию информационных потребностей компании
 

Подводя итог, следует отметить, что эффективность использования услуг IT-аутсорсинга зависит не только от поставщика услуги, но и от ее потребителя. Наличие у компании грамотно продуманной и хорошо построенной инфраструктуры информационных технологий, хорошо поставленные процессы управления этими технологиями являются залогом того, что услуги IT-аутсорсинга будут предоставляться с максимальной эффективностью и  с минимальными рисками для бизнеса.

Заключение:

  • Производительность труда в специализированных компаниях, как правило, выше, чем у сотрудников непрофильных отделов в диверсифицированных компаниях;
  • При прочих равных условиях услуги специализированных компаний не только более дешевые, но и более качественные и быстрые по сравнению с теми показателями, которые есть у сотрудников непрофильных отделов в диверсифицированных компаниях;
  • Если у компании есть четкое понимание своего развития, то для достижения поставленных целей диверсифицированной компании экономически выгодно использовать услуги аутсорсинговых компаний для осуществления непрофильных видов деятельности;
  • Производительность труда в непрофильных подразделениях компаний экспоненциально падает с увеличением количества сотрудников в отделе, а, соответственно, потенциальные экономические выгоды от использования аутсорсинговых услуг растут;
  • Использование услуг аутсорсинга для непрофильной деятельности целесообразно в случаях, когда существует сложившийся рынок предложений со стороны профессиональных специализированных компаний.