Аутсорсинг учетных функций: преимущества

В современном мире компании сталкиваются с беспрецедентным усилением конкуренции. Выживают и добиваются успеха лишь те компании, которые, ведут свой бизнес наиболее эффективным способом. Анализ теории и опыта работы передовых российских предприятий показывает, что повышение эффективности их профильной деятельности обеспечивается за счет перестройки структуры организации, перехода к активной политике инновационного обновления, способности адаптироваться к изменениям рынка путем выделения непрофильных производств и организации аутсорсинга. Поэтому одним из методов решения проблемы стратегического маркетинга является аутсорсинг, который позволяет обеспечить реструктуризацию производства, оптимизировать структуру внешних отношений организации и сосредоточиться на ключевых компетенциях рынка. Реальная ситуация на рынке аутсорсинга учетных функций выдвигает ряд вопросов, требующих рассмотрения и глубокого изучения. 
Актуальность темы исследования определяется необходимостью совершенствования методов и инструментария управления бизнес-процессами предприятий в современных условиях.
Объектом исследования является аутсорсинг, а именно аутсорсинг учётных функций.
Предметом исследования является оценка эффективности применения механизма бухгалтерского аутсорсинга в коммерческой деятельности малого предприятия.
Цель данной работы состоит в обосновании целесообразности применения механизма аутсорсинга в коммерческой деятельности малого предприятия.
Для достижения поставленной цели определены следующие основные задачи: 

  • дать характеристику аутсорсинга учётных функций, выявить его достоинства и недостатки;
  • рассмотреть правовые аспекты аутсорсинга;
  • оценить эффективность применения услуг бухгалтерского учёта в деятельности малого предприятия.
1. Аутсорсинг учётных функций: преимущества и недостатки

Для многих руководителей аутсорсинг является надёжным инструментом, позволяющим успешно организовывать с помощью привлеченных со стороны специалистов деятельность своего предприятия. Под аутсорсингом учетных функций подразумевается передача (на постоянной основе) прав на выполнение внутренних бизнес-процессов в области бухгалтерского, налогового и кадрового учета компании-клиента внешнему специализированному подрядчику на срок не менее года. К услугам аутсорсинга функций учета относятся следующие направления деятельности:

  • бухгалтерский и налоговый учет;
  • подготовка финансовой (бухгалтерской) и налоговой отчетности по российским стандартам (без ведения регулярного бухгалтерского и налогового учета;
  • подготовка финансовой отчетности по международным стандартам;
  • кадровый учет и делопроизводство;
  • другие виды аутсорсинга.

Преимущества, получаемые пользователем услуг по внешнему ведению бухучета, можно условно разделить на 2 группы.
Первая группа ? стандартные преимущества, присущие аутсорсингу любого вида деятельности. Они включают в себя возможность для руководства не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и вследствие этого уделять больше внимания основному бизнесу компании.
Аутсорсинг позволяет решить проблемы с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также с непрерывностью бизнес-процессов: замена персонала на время отпуска, болезни, обучения обеспечивается поставщиком услуг.
Кроме того, появляется гибкость в управлении ресурсами ? компании не нужно беспокоиться о сокращении численности своих сотрудников при изменении ситуации на рынке, перепрофилировании деятельности, уменьшении объемов производства и т.п. Клиент также может избежать расходов на инвестиции в оборудование и программное обеспечение, необходимое для поддержки передаваемых бизнес процессов и на их последующую техническую поддержку, а возможно, и сократить расходы на содержание офиса и аппарата управления.
Однако основной выгодой являются возможность использовать чужой высокопрофессиональный опыт, накопленный при решении аналогичных задач, ипостоянный доступ к новым технологиям и знаниям.
Вторая группа преимуществ специфична именно для аутсорсинга финансовой функции и заключается в переложении ответственности за организацию учета и правильность его ведения на аутсорсинговую компанию.
Таким образом, фактором привлекательности аутсорсинга является то, что внешний поставщик услуг способен обеспечить экономию затрат, более высокий уровень услуг за счет специализации, более дешевой рабочей силы или эффекта масштаба. Однако, аутсорсинг – это значительно больше, чем еще один способ сокращения затрат и повышения эффективности производства. Используя услуги фирм-профессионалов, компании могут направить свои собственные ресурсы в наиболее доходные направления деятельности. 

2. Правовые аспекты аутсорсинга

Сегодня на законодательном уровне аутсорсинг никак не регулируется. Данный термин не употреблён ни в одном из законодательных актов как федеральном, так и в актах субъектов Российской Федерации. Но на федеральном уровне есть узаконенные акты, которые фиксируют аутсорсинг как возможность деятельности компании, фирмы или организации. В России аутсорсинг регламентируется Гражданским Кодексом Российской Федерации, в котором содержатся нормы, содержащие фактическое отношение между компанией-аутсорсером и заказчиком. Аутсорсинг представляет собой понятие скорее управленческое или экономическое, нежели правовое, так как с юридической точки зрения цель заключения договора на его квалификацию не влияет.
Договор аутсорсинга не входит в число поименованных в Гражданском кодексе РФ (ГК РФ) договоров. Иные нормативные правовые акты лишь упоминают о возможности заключения договора аутсорсинга, но не дают его детальной регламентации, что свидетельствует о недостаточности нормативного регулирования данного вида правоотношений.
Договор аутсорсинга должен представлять собой соглашение, в результате которого одна сторона (заказчик) за вознаграждение передает свои функции или виды деятельности (производственные, сервисные, информационные, финансовые, управленческие и др.) либо бизнес-процессы (организационные, финансово-экономические, производственно-технологические, маркетинговые и др.) другой стороне (аутсорсеру), располагающей необходимым для этого квалифицированным персоналом (ресурсами) для участия в производственном процессе, управления производством либо для выполнения иных задач, связанных с производством и (или) реализацией товаров заказчика.
Таким образом, договор аутсорсинга является смешанным гражданско-правовым договором, как правило, включающим в себя элементы договоров подряда и возмездного оказания услуг, а также некоторых иных договоров, в том числе договоров, характеризующихся иной отраслевой принадлежностью (например, трудовых договоров). 
К гражданско-правовым договорам, к которым относятся договора аутсорсинга, применяются общие положения об ответственности, предусмотренные ГК РФ и правилами об отдельных видах договоров, содержащимися в Кодексе. Исходя из специфики договора аутсорсинга, при его заключении лучше всего учесть все существенные условия договора, предусмотренные ст.432 ГК РФ. В первую очередь достаточно подробно и детализировано должен быть отражен предмет договора: весь перечень услуг или работ, которые должен выполнить аутсорсер, в противном случае не полное и нечеткое указание услуг или работ, при невыполнении аутсорсером договора, может иметь правовые последствия для заказчика. По каждому конкретному виду операций необходимо установить сроки выполнения обязательств, а также цену и порядок оплаты. Также подробно должны быть названы все те условия, которые необходимы для выполнения договора. 
Особое внимание стоит уделить ответственности компании-аутсорсера за недочеты и ошибки, допущенные при выполнении условий договора. По каждому конкретному виду ответственности лучше всего предусмотреть отдельную норму с указанием сумму штрафов и санкций за допущенные ошибки. Необходимо также предусмотреть распределение рисков между сторонами, в зависимости от наличия их в том вины. И конечно, договор аутсорсинга должен обязательно содержать ссылки и дословную терминологию ГК РФ и НК РФ. 

3. Оценка эффективности коммерческой деятельности малого предприятия-заказчика при передаче ведения бухгалтерского учёта на аутсорсинг

Индивидуальным предпринимателям и руководителям малых предприятий, которые только начинают свой путь в бизнес, полное ведение бухгалтерского учета лучше всего доверить аутсорсинговой компании, поскольку заказчик в этом случае обретает уверенность в грамотном и полностью соответствующем законодательству ведении учета.
Аутсорсер составляет отчетность, ведет базу данных с помощью программного обеспечения, подает документы в налоговую инспекцию. По системе «Банк-клиент», аутсорсер может осуществлять по поручению клиента все необходимые платежи, по заявке клиента формировать первичные исходящие документы.
Все это намного облегчит адаптацию начинающего предпринимателя на рынке, освободит от необходимости содержать в штате бухгалтера, обеспечивая его не только рабочим местом, но и постоянно обновляющимися программными продуктами и базами законодательных актов.
Как правило, при небольшом обороте документов, расценки аутсорсеров намного ниже расходов, необходимых для содержания бухгалтерии, а качество услуг в большинстве случаев оказывается на более высоком уровне. Естественно, между заказчиком и исполнителем должна быть установлена качественная оперативная связь. 
Согласно нижеприведённым расчетам экономия при передаче бухгалтерского обслуживания на аутсорсинг составляет 23 885 рублей в месяц или 286 620 руб. в год (табл. 1).

Таблица 1 – Сравнение издержек на собственный бухгалтерский учёт и привлечение аутсорсинговой фирмы


 Издержки

Штатный бухгалтер

Аутсорсинговая компания

Сумма на руки (начисленная з/пл)

25 000 руб.(28 735 руб.)

25 000 руб.

НДФЛ

3 735 руб.

Страховые взносы

9 770 руб.

Рабочее место (аренда, связь, канцелярия, обновление бухгалтерских программ, обучение)

11 650 руб.

Итого:

48 885 руб./мес.

25 000 руб.

Сумма экономии:23 885 руб.

Примечание: для простоты примера страховые взносы от несчастных случаев на производстве в расчёт не принимались.
Собственник небольшого предприятия не всегда способен адекватно оценить качество работы штатного бухгалтера, следствием недоработок которого могут быть штрафные санкции фискальных органов. Работа с аутсорсинговой компанией предполагает ответственность за качество выполняемых работ, достоверность и своевременность отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности заказчика и финансовую ответственность в случае претензий государственных органов.
В стоимость услуги бухгалтерского сопровождения входит:

  • обработка и ввод первичной документации в программный комплекс 1С Предприятие 7.7/8.0;
  • формирование книг покупок и продаж, а также книг доходов и расходов;
  • консультирование по вопросам бухгалтерского и налогового учета (2 ч/мес);
  • составление бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • кадровый документооборот:
  • составление приказов на прием увольнение; отпуск, командировки, изменение окладов;
  • подготовка документов для получения свидетельств пенсионного страхования в ПФ, а также для оформления медицинских полисов сотрудникам;
  • расчет заработной платы;
  • выезд в офис клиента для получения первичной документации (2 раза в месяц).

Для предприятий с небольшим количеством обрабатываемых документов за квартал бухгалтерское сопровождение аутсорсинговой фирмой может быть экономически выгоднее, нежели осуществлять бухгалтерский учёт собственными, нанимаемыми кадрами (рис. 1).

 
Рисунок ? 1 График издержек на собственный учёт и привлечение аутсорсинговой фирмы

Таким образом, передача ведения бухгалтерского учёта аутсорсинговой фирме помогает снизить издержки малого предприятия, а также позволяет сэкономить временные и финансовые ресурсы и сконцентрировать их в деятельности, непосредственно приносящей прибыль.

Заключение

Характерной чертой мировой экономики в настоящее время является беспрецедентное усиление конкуренции. Выживают и побеждают в конкурентной борьбе те компании, которые используют наиболее эффективные способы организации бизнеса. Одной из наиболее современных и успешных моделей хозяйствования, позволяющих добиться конкурентных преимуществ, является аутсорсинг. Использование компанией аутсорсинговых услуг ведет к ее укреплению и процветанию и дает возможность занять прочные позиции на рынке. 
Фирма обычно принимает решение об использовании аутсорсинговых услуг в расчете на то, что исполнение некоторых конкретных функций фирмой-подрядчиком является более качественным, эффективным и менее затратным, чем их исполнение в данной компании. Особенно выгодным привлечение специалистов со стороны, является для  компаний малого и среднего бизнеса, которые зачастую в силу ограниченности своих финансовых возможностей не могут привлечь высококвалифицированного бухгалтера. 
Таким образом, к преимуществам бухгалтерского аутсорсинга относятся: 

  • сокращение управленческих издержек (в частности, экономия на оплате труда работников бухгалтерии); 
  • повышение прибыльности бизнеса;
  • повышение качества и надежности функций учета за счет специализации провайдера;
  • концентрация на основном бизнесе;
  • гарантированная ответственность за получение конечного результата.

Изучение опыта зарубежных стран в анализируемой области позволяет выявить ряд проблемных факторов, которые препятствуют   развитию аутсорсинга в России, а именно:

  • опасения и недоверие заказчиков, вызываемое, в том числе, наличием негативного опыта применения аутсорсинга в различных организациях и предприятиях;
  • проблемы сохранения коммерческой тайны.

Таким образом, можно отметить, что преимуществ аутсорсинга учетных функций куда больше чем недостатков, поэтому он является эффективным инструментом, способствующим снижению рутинности деятельности предприятия, тем самым, обеспечивая возможность инновационного развития хозяйствующего субъекта.

Предыдущая Следующая