Положительные стороны использования аутсорсинговых услуг

Если на российском рынке аутсорсинг - относительно новый вид услуг, то на западе аутсорсинговые услуги давно находят своего потребителя. При этом до сих пор в России услугами аутсорсинга пользуются в большей степени иностранные компании, но постепенно и обычные российские фирмы все чаще прибегают к этой услуге. Объясняется это тем, что возрастающая на потребительском рынке товаров, работ или услуг конкуренция требует от субъектов предпринимательства роста эффективности производства и сокращения издержек. Во многом решить эту проблему помогает именно аутсорсинг, позволяющий отдать часть производственных процессов в чужие руки. И хотя многие российские организации сегодня пока только присматриваются к этому виду услуг, малый и средний бизнес уже активно пользуется услугами аутсорсеров в плане информационных технологий, финансового и кадрового аутсорсинга.

Термин "аутсорсинг" заимствован из английского языка (от английского слова outsourcing) и дословно переводится как использование чужих ресурсов. Аутсорсинг - передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области

Положительные стороны использования аутсорсинговых услуг

Сегодня очень часто компании малого и среднего бизнеса пользуются услугами аутсорсинга. Данное делегирование части бизнес-процессов помогает снизить издержки, сэкономить временные и финансовые ресурсы.

Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" позволяет организациям "передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту" (пп. "в" п. 2 ст. 6).

Передавая ведение бухгалтерского и налогового учета в аутсорсинг, компании не придется организовывать рабочее место для специалиста и арендовать офис (если нет необходимости), при этом одно из преимуществ аутсорсинга заключается в передаче ответственности.

Более того, организации нет необходимости нести единовременные затраты на приобретение компьютера, программное обеспечение. Данные расходы могут составить в среднем от 45 до 50 тыс. руб. При этом содержание штатного бухгалтера в среднем составит около 30 тыс. руб.

Тогда как услуги аутсорсинговой компании обойдутся организации, предпринимателю гораздо в меньшую сумму.

Стоимость услуг аутсорсинговой организации зависит от следующих факторов:

- вида деятельности;
- количества хозяйственных операций.

Объем оказываемых услуг прописывается в гражданско-правовом договоре между налогоплательщиком и бухгалтерской организацией. Далее налогоплательщик передает аутсорсерам все бухгалтерские документы: от первичных документов до договоров купли-продажи, поставок и услуг, трудовых приказов и документов на приобретение основных средств.

При закрытии квартала и окончании отчетных периодов необходимые документы подписываются налогоплательщиком и сдаются в налоговые органы и внебюджетные фонды. После сдачи годовой отчетности бухгалтерской организацией составляется общий реестр всех документов, переданных заказчиком за год, который отдается ему обратно вместе с описью.

Если учет в организации из-за отсутствия бухгалтера не велся, то восстановление учета аутсорсеры тоже могут взять на себя. Стоит отметить, что ответственность за последствия непредставления или несвоевременного представления бухгалтерской организацией первичных документов ложится полностью на предпринимателя.

Положительным моментом использования услуг аутсорсинговых компаний является несение ответственности за результат работы на период действия договора - если в течение периода, указанного в договоре, аутсорсинговая компания ведет учет налогоплательщика, то и по истечении срока действия договора она будет нести ответственность за те документы и действия, которые были совершены в период действия договора.

Перед тем как заключить договор, необходимо обратить внимание на наличие у организации сертификата страхования. Если между налогоплательщиком и аутсорсинговой организацией возникают конфликты, то споры решаются в судебном порядке, порядок и размер возмещения ущерба исполнителем и страховой компанией определяются также в судебном порядке исходя из размеров суммы страхования.

При заключении договора необходимо внимательно с ним ознакомиться. В нем четко должны быть прописаны ответственность организации-исполнителя в момент действия договора и обязанности налогоплательщика по договору.

Средние расценки на бухгалтерское обслуживание в Москве составляют от 3 тыс. руб. за организацию с "нулевой" отчетностью или организацию на УСН с объектом "доходы", до 25 тыс. руб. - за организацию, основным видом деятельности которой является строительство. Это диапазон цен за ведение бухгалтерского учета, в него может включаться сдача отчетности. Стоимость обслуживания может увеличиваться, если у налогоплательщика существуют различные ставки НДС, внешнеэкономические операции, наличные расчеты с помощью ККМ и т.п. Дополнительно данные факторы увеличивают стоимость услуг в среднем на 15%.

Восстановление бухгалтерского учета, как правило, оплачивается отдельно, расценка данной услуги обычно зависит от количества хозяйственных операций. В первую очередь аутсорсинг актуален для start-up, когда оборотов еще недостаточно, чтобы содержать полный штат сотрудников, а объем работ обеспечивает лишь частичную занятость. Другим стимулом для аутсорсинга может быть рост бизнеса, в результате которого нагрузка и затраты от непрофильных процессов существенно возрастают, так же, как и трудности с наймом профессиональных сотрудников.

Договор аутсорсинга между организацией-заказчиком и аутсорсинговой организацией заключается как гражданско-правовой договор, предметом которого является предоставление услуги или выполнение работы. По сути дела, прибегая к услугам аутсорсера, организация-заказчик в его лице получает как бы дополнительное структурное подразделение организации, которое в то же время остается от него юридически независимым. По договору аутсорсинга, как правило, передаются такие функции, как:

- постановка и ведение бухгалтерского, налогового учета, а также составление отчетности;
- поддержка информационных систем (локальных сетей, web-сайта; защита информации; администрирование компьютерных сетей; разработка, внедрение и последующее обслуживание корпоративных программных продуктов и т.д.);
- поиск и подбор кадров;
- аренда сотрудников;
- PR и рекламные услуги;
- уборка офисных помещений;
- охрана и служба безопасности;
- организация питания;
- организация транспортных перевозок, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности организации;
- административная поддержка и прочие услуги.

Большой популярностью у бизнеса сегодня пользуется аутсорсинг бухгалтерских услуг, который предлагает услуги по восстановлению, ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговых платежей, составления промежуточной и годовой отчетности, а также ведение дел с налоговыми органами.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг - это передача некоторых процессов, происходящих на предприятии, сторонней организации, которая в этой области специализируется. Между аутсорсингом и услугами сервиса и поддержки существует существенная разница.

Аутсорсинг бухгалтерского учета предполагает долговременное сотрудничество, в то время как поддержка осуществляется разово. Использование вместо собственного штата финансовой службы услуг сторонней специализированной организации не противоречит нормам бухгалтерского законодательства.

Идет существенная экономия на содержании штатного бухгалтера или целого отдела бухгалтерии. Это зарплата, социальные гарантии, покупка и обслуживание техники, установка программного обеспечения, канцтовары. Если подсчитать, то выходит круглая сумма. Еще один довод в пользу аутсорсинговой компании - постоянное изменение законов. И у нас нет необходимости отправлять сотрудника на повышение квалификации, на обучение.

В процентном соотношении можно сэкономить 50%. Возьмем обычный средний бизнес - предприятие с годовой выручкой 20 млн руб. Минимальная зарплата бухгалтера начинается от 20 тыс. руб.

Еще один плюс - это независимость и законопослушность бухгалтерии. Иногда у штатных сотрудников возникают прения с начальством: они просят повысить заработную плату, предоставить отгулы, дополнительный отпуск и т.д. Когда же эксперт работает независимо, эти проблемы также снимаются. Да и компромиссы достигаются в этом случае проще. И опять же - существенная экономия. При этом, если человек уходит на больничный или в отпуск, опять же заказчика это не должно волновать - он в любом случае платит только за результат.

Стоит также учесть, что на компанию работает в случае аутсорсинга не один-два бухгалтера, а сразу несколько. Проблемы решаются комплексно. Причем идет и юридическая консультация. Освободившиеся площади, которые не надо отдавать под офис для бухгалтеров, можно сдавать в аренду, или же посадить туда менеджеров по продажам, которые принесут вашей фирме доход. Основной показатель того, что бухгалтерия на аутсорсинге ведет свои дела качественно, - когда голова предпринимателя освобождена от тревог за бухгалтерские дела и он может заниматься стратегическим планированием своего бизнеса. Ведь это и есть его главное предназначение.

Еще один плюс - это обязательный аудит данных, которым занимается компания на аутсорсинге. На аудит уйдет меньше времени, денег, так как компания на аутсорсинге уже знает специфику предприятия, бухгалтерию которого она ведет. Так что и на аудите в случае аутсорсинга можно сэкономить. Бухгалтерию можно передать в руки этой независимой компании в любой момент. Это профессионалы, которые наведут порядок в делах, помогут решить спорные вопросы. Если же возникла потребность прекратить отношения с этой организацией, то можно либо передать дела другой компании, либо пригласить штатного бухгалтера. И при этом не надо выплачивать отпускные и другие деньги, которые полагаются при увольнении штатного сотрудника.

Многие аутсорсинговые компании страхуют ответственность от профессиональной ошибки. Это очень важно. Например, вы стараетесь постоянно контролировать работающего с вами штатного бухгалтера. Но сделать это сложно, ведь собственник или директор компании не является специалистом в бухгалтерских делах. Да и не обязан им быть. И вот возникает ситуация, когда бухгалтер нечаянно ошибается - срабатывает пресловутый человеческий фактор. Например, несколько бухгалтеров ведут несколько фирм. Один отвечает за сбыт, другой - за производство. Они могут сработать неслаженно, не успеть договориться. Всегда есть риск получить многомиллионный штраф от налоговой. И что же вы сделаете? Лишите человека зарплаты, и он будет работать на вас бесплатно несколько лет? Профессиональные компании работают на свой авторитет. Им очень важно заботиться о своей репутации на рынке, иначе число их клиентов не будет расти: "сарафанное радио" может вообще разрушить их бизнес. А нерадивый штатный бухгалтер может сменить множество рабочих мест - делать это постоянно. А вот про некачественную или нечестную работу целой фирмы станет известно быстро.

Заключение

Крупный бизнес выводит функции в отдельные подразделения. Это, по сути, тот же аутсорсинг, но внутри одного отделения. Переводить бухгалтерию в другие города сложно - вопрос контроля становится проблематичным. Но если компания открывает в другом регионе филиал или производство, то выгодно держать бухгалтерию там, где есть производство. Или же иметь одну компанию на аутсорсинге, которая будет вести дела всех филиалов. При современных коммуникациях XXI в. передать информацию по электронной почте - дело одной минуты.

Чтобы это было эффективно и реально, то можно нанять специалиста на аутсорсинге по договору на 10 - 15 тыс. руб. - это реальная цифра для регионов. И взять в офис девушку на обслуживание банковских счетов, выписку документов и так далее - ее можно будет постоянно контролировать. И она может также совмещать функции секретаря или личного помощника директора. В офисе будет вестись весь учет, информация будет поступать от директора в режиме онлайн. И она будет осуществлять постоянную связь с офисом бухгалтеров на аутсорсинге, которые и будут вести учет.

Таким образом, даже небольшой анализ по аутсорсингу позволяет сделать вывод о том, что данный вид услуг выгоден для организации в силу ранее указанных объективных причин. И даже несмотря на наличие ограничений и недостатков, аутсорсинг услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета позволяет компании избавиться от множества рутинных операций. А значит, компания может одновременно сэкономить денежные средства, повысить качество своей отчетности, высвободить внутренние ресурсы для основного вида деятельности, позволить себе заниматься теми процессами, которые приносят прибыль, уделять больше внимания своему будущему, изучать новые технологии, направить свои усилия на развитие, тем самым повышая свою конкурентоспособность на рынке.