В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.
Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.
Аутсорсинг в сфере бухгалтерских услуг
Аутсорсинг бухгалтерского учета - это услуга, прочно вошедшая в деловую практику российского бизнеса, не только за счет оптимального соотношения "цена-качество", но и за счет множества дополнительных преимуществ, приобретаемых организацией при аутсорсинге бухгалтерского учета.
Цель передачи бухгалтерских услуг на аутсорсинг - это, прежде всего снижение издержек на обслуживание собственной бухгалтерии, получение комплексных консультаций профессиональной команды сотрудников по правовым и бухгалтерским вопросам.
По сути дела, прибегая к услугам аутсорсера, организация — заказчик в его лице получает дополнительное структурное подразделение организации, которое в то же время остается от него юридически независимым.
Принцип аутсорсинга: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других».
Аутсорсинг – относительно новый вид услуг на российском рынке. Успешно осуществляющиеся на западе аутсорсинговые услуги сегодня находят своего потребителя и в Российской Федерации. И если совсем недавно потребителями таких услуг в нашей стране были в основном представительства иностранных компаний и совместные предприятия, теперь же к услугам аутсорсеров все чаще прибегают обычные российские фирмы. Объясняется все довольно просто: возрастающая на потребительском рынке товаров, работ или услуг конкуренция требует от субъектов предпринимательства роста эффективности производства и сокращение издержек.
Понятие аутсорсинга в российском законодательстве отсутствует. Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от английского «outsourcing») и дословно переводится как использование чужих ресурсов.
Смысл аутсорсинга сводится к следующему: сосредоточьте все ресурсы на том виде деятельности, который является основным для вашей организации, и передайте остальные поддерживающие или сопутствующие функции профессиональному партнеру. Иными словами для успешного ведения бизнеса вовсе не обязательно, выполнять все непрофильные функции, связанные с основным видом деятельности организации, или с управлением компанией, своим персоналом, можно возложить ведение этих процессов и на специализированную организацию.
Таким образом, под аутсорсингом понимается передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением.
Становясь потребителем аутсорсинговых услуг, организация-заказчик получает возможность сосредоточиться на основном бизнесе, поскольку договор аутсорсинга заключается именно по непрофильным направлениям деятельности организации. Передача части работ на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как зачастую услуги аутсорсера стоят намного дешевле, чем содержание собственного персонала.
По договору аутсорсинга, как правило, передаются такие функции, как:
- поддержка информационных систем;
- постановка и ведение бухгалтерского, налогового учета, а также составление отчетности;
- поиск и подбор кадров;
- аренда сотрудников;
- уборка офисных помещений;
- охрана и служба безопасности;
- организация питания;
- организация транспортных перевозок, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности организации;
- административная поддержка и прочие услуги.
Не стоит относить к аутсорсингу использование любых услуг, оказываемых внешними исполнителями. Под аутсорсингом следует понимать именно передачу на длительное время, ведение какой либо непрофильной деятельности организации, которая, в принципе может осуществляться и самостоятельными силами.
К преимуществам аутсорсинга относятся:
- Экономия средств. Стоимость услуг аутсорсинга гораздо ниже, чем затраты на построение собственной структуры. С зарплаты собственных работников вы обязаны отчислять налоги и взносы в фонды. Стоимость услуг аутсорсера является вашими затратами и сокращает налогооблагаемую базу.
- Экономия рабочего места. Создание собственной структуры требует дополнительные офисные площади, оргтехнику, канцовары, справочно-правовые системы, лицензионное ПО.
- Постоянная безотказная работа. Собственным работникам вы обязаны предоставлять ежегодный отпуск, больничный. Фирма - аутсорсер работает постоянно.
- Экономия времени. Подбор кадров - непростая задача, требующая времени. Инфраструктура, технологии и специалисты необходимые вам уже есть у нас.
- Гарантированное качество. Фирма - аутсорсер имеет в своем штате команду высококвалифицированных специалистов и обладает богатым опытом выполнения аналогичных проектов.
- количество хозяйственных операций;
- количество расчетных счетов, кассовых аппаратов;
- вид деятельности;
- степень участия персонала клиента в совместной работе.
1) "нулевой" тариф для вновь созданных организаций (для тех, у кого нулевая отчетность);
2) базовый тариф для заказчиков стандартного набора услуг, то есть когда предоставляется определенный перечень услуг, к примеру, ведение учета, составление отчетности и сдача ее в налоговую и фонды, без дополнительного налогового консультирования;
3) разнообразные тарифы для бизнесменов, заказывающих дополнительные услуги, вне рамок бухгалтерского обслуживания (набор услуг по желанию заказчика, соответственно и цена определяется в зависимости от перечня услуг).
Использование услуг аутсорсинговых организаций удобно для предпринимателей, ведущих несколько видов деятельности, а также работающих в областях экономики с динамично меняющимися нормами законодательства.
Важной особенностью деятельности всех добросовестных аутсорсинговых (бухгалтерских) компаний является несение ответственности за переданный им участок работы на период действия договора. То есть если в течение года сторонняя организация ведет учет предпринимателя, то и по истечении срока сотрудничества данная организация будет нести ответственность за те документы и действия, которые были сделаны в период действия договора.
Перед тем, как заключить договор со специализированной компанией стоит обратить внимание на наличие у нее сертификата страхования (а также сумму страхования и размер франшизы, то есть объем несения ответственности за свои действия в отношении заказчика). В случае возникновения противоречий между заказчиком и исполнителем, порядок и размер возмещения ущерба исполнителем и страховой компанией определяются в судебном порядке исходя из размеров суммы страхования.
Объем передаваемых услуг прописывается в гражданско-правовом договоре между предпринимателем и аутсорсером, который заключается на срок от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом нанятые специалисты - аутсорсеры остаются юридически независимыми.
После заключения договора предприниматель передает компании-исполнителю все бухгалтерские документы (или их копии по почте, в электронном виде): счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые чеки, банковские выписки, договоры купли-продажи, поставок и услуг, первичные документы по кассе, первичные документы для формирования авансовых отчетов, трудовые приказы и договоры, первичные документы по приобретенным основным средствам и материалам.
Для передачи организации-аутсорсеру документов следует сгруппировать их по видам (банковские, кассовые, товарные накладные, счета) и расположить хронологически в порядке убывания. Все данные, содержащиеся в первичных документах предпринимателя, являются коммерческой тайной и разглашению не подлежат. Обратите внимание на этот пункт в договоре.
По окончании отчетных периодов необходимые документы подписываются предпринимателем и сдаются в установленном законодательством порядке в налоговые органы и внебюджетные фонды. После сдачи отчетности, обычно в апреле - мае, составляется общий реестр всех документов, переданных заказчиком за год, который отдается ему обратно вместе с их описью.
Бывает, в учете обнаруживаются ошибки или он не ведется из-за отсутствия бухгалтера. Все это может иметь отрицательные последствия для бизнеса: от штрафа по ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях за грубое нарушение правил учета до ареста банковских счетов и приостановления деятельности.
Проблему восстановления учета и разрешения конфликта с контролирующими ведомствами аутсорсеры тоже могут помочь решить. При этом стоит отметить, что ответственность за последствия непредставления или несвоевременного предоставления аутсорсеру первичных документов, полностью несет сам предприниматель.
Конечно, у аутсорсинга помимо плюсов есть и недостатки. Один из основных минусов состоит в том, что предприниматель доверяет всю информацию о бизнесе сторонней организации и не может полностью контролировать ее специалистов. Следует обязательно убедиться в надежности и чистоте репутации аутсорсера и обратить внимание на наличие в договоре пунктов, отражающих порядок отчетности исполнителя перед заказчиком, что позволит предпринимателю контролировать оперативность и корректность действий аутсорсера.
Заключение
Бухгалтерский аутсорсинг – (от англ. outsourcing) – это один из способов бухгалтерского обеспечения функций учета и отчетности на предприятии, за которые в соответствии с законодательством РФ несет полную ответственность руководитель предприятия. В данном случае в целях обеспечения бухгалтерского учёта на предприятии и предоставления необходимой отчётности ФНС и внебюджетным фондам используется внешняя специализированная компания-исполнитель. Формы сотрудничества могут быть самыми разными, начиная от формирования «нулевой отчётности» и до регулярного сотрудничества на ежедневной основе.