SWOT-анализ аутсорсинга бухгалтерских услуг

Цель данной работы – раскрыть сущность аутсорсинга бухгалтерских услуг и узнать его реальную пользу и необходимость в использовании. 
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:  
1. Изучить информацию по теме работы, так как это дает полное представление о сущности аутсорсинга бухгалтерских услуг.
2. Проанализировать рынок бухгалтерских услуг аутсорсинга и выявить преимущества и недостатки.
В современном мире компании сталкиваются с беспрецедентным давлением со стороны рынка. Выживают и добиваются успеха лишь те организации, которые ведут бизнес наиболее эффективным способом, добиваясь снижения операционных издержек при сохранении высокого качества товаров и услуг. 
Актуальность данной работы заключается в том, что одной из наиболее современных и успешных бизнес - моделей, позволяющих добиться реальных конкурентных преимуществ, является аутсорсинг. Он помогает компаниям решить проблемы функционирования и развития в рыночной экономике путем сокращения издержек, увеличения приспособляемости к условиям внешней среды, улучшения качества продукции и услуг, уменьшения риска. 
Использование аутсорсинга получило стремительный размах во всем мире в течение последнего десятилетия, во многом благодаря бурному развитию информационных технологий.
Аутсорсинг - это организационное решение, передача стороннему подрядчику некоторых бизнес-функций или частей бизнес-процесса предприятия. Сущность аутсорсинга заключается в распределении функций бизнес-системы в соответствии с принципом "оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других".  В тоже время популярный журнал Wired в своей "Энциклопедии новой экономики" определил аутсорсинг как новую стратегию управления: "Заниматься не тем, что можешь сделать лучше всего, а тем, что можешь купить выгоднее всего".
Компания-заказчик может, используя аутсорсинг второстепенных функций, сконцентрироваться на тех функциях, которые свойственны именно ей, на своей специфике. В отличие от субподряда, аутсорсинг - это стратегия управления компанией, а не просто вид партнерского взаимодействия, он предполагает определенную реструктуризацию внутрикорпоративных процессов и внешних отношений компании.

1. Бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг - это передача ведения бухгалтерского учёта предприятия сторонним специалистам с целью оптимизации бизнес-процессов. Бухгалтерский аутсорсинг позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты.
Смысл аутсорсинга сводится к следующему: сосредоточьте все ресурсы на том виде деятельности, который является основным для вашей организации, и передайте остальные поддерживающие или сопутствующие функции профессиональному партнеру.
Иными словами для успешного ведения бизнеса вовсе не обязательно, выполнять все непрофильные функции, связанные с основным видом деятельности организации, или с управлением компанией, своим персоналом, можно возложить ведение этих процессов и на специализированную организацию.
Нередко одной из основных причин передачи ведения бухгалтерского учета аутсорсеру является стремление организации снизить риски штрафных санкций за неправильное ведение отчетности. В соответствии с Налоговым кодексом РФ именно налогоплательщику – организации, доверившей вести бухгалтерский учет аутсорсеру, в случае обнаружения нарушений придется платить штрафы и пени. Поэтому, включив в договор пункт о том, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов и т.д, компенсируются организацией–аутсорсером, организация–заказчик получает возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет аутсорсера. Разумеется, это возможно лишь в том случае, если причиной этому не является несвоевременное представление заказчиком аутсорсеру первичной бухгалтерской документации.

2. Аутсорсинг: быть или не быть?

Для анализа аутсорсинга бухгалтерских услуг можно воспользоваться SWOT-анализом, поскольку в целом этот инструмент для такого рода задач и предназначен.


Внутренние

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ
1. Взыскания дебиторской задолженности 
2. Экономическая составляющая
3. Отчисления с фонда заработной платы
4. Независимость и объективность
5. Высокий уровень профессионализма
6. Прозрачность оценки стоимости оказания услуг и их качества 
7. Финансовая ответственность поставщика
8. Гарантия постоянной безотказной работы
9. Экономия на льготах и гарантиях внутри компании 
10. Отсутствие проблемы ухода ключевых сотрудников
11. Передача бухгалтерии в любой момент времени и в любом состоянии 
12. Проверка налоговой будет приходить в офисе аутсорсинговой компании
13. Аудит может проводить та же фирма, которая ведет бухгалтерию
14. Увеличение качества получаемых продуктов и услуг
15. Знание передовых методов бухучета
16. Снижение командировочных расходов

СЛАБЫЕ СТОРОНЫ
1. Утечка сведений конфиден-циального характера 
2. Отсутствие опыта профес-сионализма
3. Ответственность 
4. Отсутствие быстрых результатов
5. Слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций 
6. Недостаточная мотивация сотрудников аутсорсинговой компании 
7. Недостаточная оперативность реагирования на возникающие проблемы 
8. Финансовые потери при обращении к недобросовестным аутсорсерам 
9. Большая текучесть персонала

Внешние

ВОЗМОЖНОСТИ
1. Высвобождение ресурсов для основного вида деятельности
2. Сокращение штата организации
3. Перевод постоянных затрат в переменные
4. Повышение эффективности бизнеса
5. Повышение квалификации персонала
6. Доступ к новым знаниям и технологиям
7. Дополнительный доступ к финансам
8.Передача ответственности за выполнение конкретных функций

 

УГРОЗЫ 
1. Зависимость от аутсорсера, в том числе по вопросам безопасности
2. Попытка рассматривать аутсорсинг как панацею от всех проблем 
3. Отсутствие разработанной стратегии развития компаний 
4. Дефицит квалифицированных кадров, обладающих стратегическим видением
5.Недостаточный уровень зрелости заказчика
6. Ожидание невероятного результата

2.1 Сильные стороны аутсорсинга бухгалтерских услуг

Можно выделить следующие  сильные стороны:
1. Взыскания дебиторской задолженности 
Состоит в том, что поставщик услуги будет с большим рвением преследовать клиентов, которые отказываются платить по счетам, чем сотрудники компании. 
Кроме того, многие компании списывают дебиторскую задолженность, уже не надеясь на ее взыскание, в то время как вместо этого можно было бы воспользоваться услугами агентства. Иногда компания может работать с агентствами, которые берут почасовую оплату, а не проценты с взысканной суммы. Таким образом, оплата окажется не столь высокой, но зато издержки на взыскание долга будут уже не переменными, что более желательно для компании, а постоянными.
2. Экономическая составляющая
При передаче сторонней компании всего бухгалтерского учета, отпадает надобность в содержании собственного штата бухгалтерии. Таким образом, отпадает необходимость платить зарплату, обеспечивать бухгалтеров рабочими местами, программным обеспечением.
3. Отчисления с фонда заработной платы
Покупая бухгалтерское сопровождение компаний в сторонней организации, не придется платить ЕСН и другие сборы, как при наличии штатного бухгалтера. Аутсорсеры сами платят зарплату своим сотрудникам и сами оплачивают все налоги с этой зарплаты. 
4. Независимость и объективность
5. Высокий уровень профессионализма
В распоряжении организации будет не один специалист, а штат квалифицированных, опытных сотрудников, которые способны решить любую задачу в области бухгалтерской и налоговой отчетности.
6. Прозрачность оценки стоимости оказания услуг и их качества
Бизнес хочет понимать, на что он тратит деньги, поскольку для него важен конечный результат и то, как он отразится на компании.  
7. Финансовая ответственность поставщика
Составляя договор можно предусмотреть ответственность поставщика в случае нарушения условий договора, в том числе и финансовую.
8. Гарантия постоянной безотказной работы
Отсутствие временных потерь во время отпусков, больничных,  декретных и т.д. 
9. Экономия на льготах и гарантиях внутри компании (страховки, обеды, поощрительные меры, такие как путевки и бонусы, а также др. мотивационные выплаты).
10. Отсутствие проблемы ухода ключевых сотрудников.
11. Передача бухгалтерии в любой момент времени и в любом состоянии. 
Даже если главный бухгалтер уволился перед сдачей годового отчета, профессионалы бухгалтерской компании в срочном порядке способны привести дела в порядок и не опоздать со сдачей баланса. 
12. Проверка налоговой будет приходить в офисе аутсорсинговой компании
Все бухгалтерские документы хранятся на территории компании–аутсорсера, таким образом, и налоговые проверки проводятся именно в ее офисе. 
13. Аудит может проводить та же фирма, которая ведет бухгалтерию
14. Увеличение качества получаемых продуктов и услуг
Фокусирование компании на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и исполнителя), использование специализированного оборудования, знаний, технологий.
Для аутсорсера такого рода услуги являются основным видом бизнеса, следовательно, эффективность выполнения операций будет выше. 
15. Знание передовых методов бухучета
Аудитор, который проверяет деятельность многих компаний, накапливает базу знаний о том, как наиболее эффективно выполнять те или иные действия, или же обладает доступом к нужным знаниям, получая их через других аудиторов своей фирмы.
16. Снижение командировочных расходов

2.2 Возможности аутсорсинга бухгалтерских услуг

1.Высвобождение ресурсов для основного вида деятельности
Передавая бухгалтерские процессы на аутсорсинг компания не только сокращает свой основной персонал, но и значительно сокращает трудозатраты на подбор, обучение, управление, сопровождение этого персонала. Таким образом, освободившийся ресурс работников может быть использован для решения основных.
2. Сокращение штата организации
Если привлекать аутсорсера, то у компании нет необходимости содержать большое количество специалистов в штате. Все работы выполняет внешняя организация. 
3. Перевод постоянных затрат в переменные 
Постоянные затраты в персонал, организацию и аренду рабочих мест переходят в переменные затраты на потребляемые услуги. 
4. Повышение эффективности бизнеса
5. Повышение квалификации персонала
6. Доступ к новым знаниям и технологиям
7. Дополнительный доступ к финансам (на фондовом рынке)- повышение инвестиционной привлекательности фирмы.
8. Передача ответственности за выполнение конкретных функций

2.3 Недостатки аутсорсинга бухгалтерских услуг

При использовании аутсорсинга возможно проявление следующих недостатков: 
1. Утечка сведений конфиденциального характера
При передаче многих функций предприятия сторонней организации существует проблема безопасности, связанная с возможностью утечки информации через сотрудников, оказывающих услуги. 
2.Отсутствие опыта профессионализма 
Квалификация аудиторов, предоставляемых поставщиком услуг, может оказаться ниже ожидаемого уровня. Кроме того, они часто привлекают к работе младших сотрудников, чтобы ознакомить их с различными системами бухгалтерского учета.
3. Ответственность 
Руководство должно осознать, что оно ответственно за формирование и обеспечение средств внутреннего контроля, а также за аудит этих средств. Если на компанию подают в суд за отсутствие контроля, в этой ситуации ответ будет держать только руководство компании. 
4. Отсутствие быстрых результатов
5. Слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций 
6. Недостаточная мотивация сотрудников аутсорсинговой компании. 
Оказывая услуги, прописанные в договоре, такие сотрудники не заинтересованы в развитии бизнеса заказчика, потому что их доходы никак не связаны с успешностью обслуживаемой организации.
7. Недостаточная оперативность реагирования на возникающие проблемы 
Несмотря на то, что в договоре с аутсорсинговой компанией четко прописываются сроки устранения неполадок в работе, они все же не могут сравниться с оперативностью собственных служб предприятия.
8. Финансовые потери при обращении к недобросовестным аутсорсерам 
Недостатки в работе сторонней организации проявляются не сразу, финансовая ответственность аутсорсинговой компании невелика, поэтому убытки от некачественного сервиса полностью не компенсируются даже при заключении подробного договора. 
9. Большая текучесть персонала
Штатный сотрудник (за счёт рабочего общения с коллегами) способен своевременно выявлять некоторые ошибки (как ошибка в получателе корреспонденции), а иногда проинформировать клиента о новинках, при том что внештатный обычно выявляет только «шаблонные» ошибки, которые являются менее критичными.

2.4 Угрозы аутсорсинга бухгалтерских услуг

1. Зависимость от аутсорсера, в том числе по вопросам безопасности.
Минимизация рисков достигается, прежде всего, путем выстраивания правильных отношений с партнером. Риски качества выполнения услуг учитываются с помощью анализа  деятельности аутсорсинговой компании. 
Необходимо оценить: Опыт предоставления подобных услуг, скорость реакции, квалификацию специалистов, наличие методологии, репутацию компании на рынке, успешные реализации. После чего разработать прозрачные процессы взаимодействия между аутсорсером и клиентом. И, конечно, аутсорсинг надо использовать не в ущерб собственной безопасности. Аутсорсер обязательно обнаружит и укажет на те проблемы, которые у вас существуют.
2. Попытка рассматривать аутсорсинг как панацею от всех проблем
Отдать на аутсорсинг можно многие процессы. Однако сам факт передачи функций внешней организации не снимает ответственности за результат с фигуранта компании-клиента, который инициировал этот процесс. Равно как руководитель отвечает за работу своих подчиненных, заказчик аутсорсинговых услуг - отвечает за результативность их оказания. Другое дело, что риски в этом случае могут компенсироваться аусорсером. В случае же штатного персонала, его можно либо уволить, либо взыскать штраф, зачастую несоизмеримый с потерями компании. 
3. Отсутствие разработанной стратегии развития компаний
Да, действительно, аутсорсинг требует определенного уровня зрелости бизнеса клиента. Наличие стратегии развития позволит оптимизировать затраты, понимать цель развития и учитывать текущие условия и требования. 
4.Дефицит квалифицированных кадров, обладающих стратегическим видением
5.Недостаточный уровень зрелости заказчика
На аутсорсинг могут быть переданы любые задачи. Вопрос лишь в эффективности такой передачи. 
6. Ожидание невероятного результата.

Заключение

Сегодня в нашей стране бухгалтерский аутсорсинг пользуется все большим и большим спросом, что во многом связано с ростом количества компаний, которые осознают, что затраты на содержание собственного штата бухгалтеров никогда не оправдает вложенных средств. Современный аутсорсинг бухгалтерских услуг гарантирует высокое качество выполняемых работ и их выполнение в кратчайшие сроки. Гарантия оказания услуг только профессионалами с большим опытом работы в бухгалтерии обеспечивает необходимое качество выполняемых работ, чего не приходится ждать от собственного штата бухгалтеров, квалификация многих членов которой, как правило, оставляет желать лучшего. 
Использование компании аутсорсера выгодно для организации в силу объективных причин, причем выгода от использования компании аутсорсера значительна и сохраняется и при аутсорсинге услуг главного бухгалтера (то есть не комплексного аутсорсинга бухгалтерского учета), и при других возможных вариантах, таких как аутсорсинг отдельного участка бухгалтерского учета, например: учета заработной платы, учет основных средств. 
Понятно, что аутсорсинг для многих это что-то довольно необычное для восприятия. На первый взгляд, в силу привычки трудно отказаться от того, что ряд финансовых функций передается сторонней фирме. Но, как и в любых переменах, что-то теряешь, а что-то находишь. Необходимо разобраться в разных вариантах, расставить приоритеты и решить для себя: а может стоит попробовать новые методы работы?

Предыдущая Следующая