Реализация процесса передачи бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании

Практика бухгалтерского аутсорсинга за рубежом распространена особенно широко. В отличие от России, где бухгалтерский аутсорсинг используют преимущественно мелкие и средние фирмы, за рубежом не только небольшие, но зачастую и довольно крупные компании не содержат штатных бухгалтеров. 
Главными факторами, определяющие целесообразность передачи на аутсорсинг функций бухгалтерского учета являются:

  • Экономия сил и времени для подбора профессионального штата.
  • Экономия расходной части бюджета на содержание укомплектованного штата сотрудников.
  • Экономия расходной части бюджета на автоматизацию бухгалтерского отдела компании.
  • Отсутствие необходимости тратить дополнительные средства на укомплектование рабочих мест.
  • Возможность освобождения соответствующих организационных, финансовых и человеческих ресурсов, для перенаправления их в другое русло деятельности.

Наиболее распространенными видами аутсорсинга бухгалтерских услуг являются:

  • Полное ведение бухучета компании. Этот вид аутсорсинга бухгалтерии включает в себя обработку, подготовку, а также заполнение всей финансовой документации, ведение сводного журнала компании и всех приходно-расходных кассовых бумаг, таких как кассовая книга, кассовый ордер, заполнение отчетов о заработных платах и авансах, ведение всех счетов-фактур и прочего.
  • Ведение налогов и всей налоговой отчетности компании. Данное бухгалтерское обслуживание компаний характеризуется налоговым сопровождением и заполнением всех нужных налоговых деклараций. Также в перечень услуг входит расчет суммы налогообложения, ведение и упорядочение регистра налогового учета, подготовка пакета документов на право пользования налоговыми льготами (если таковое имеется). Аутсорсинговые компании своевременно предоставляют отчетные документы в контролирующие инстанции, такие как пенсионный фонд, внебюджетный фонд, ПФР и ФНС.

Без результативной стратегии современная компания не сможет создать себе необходимые условия для успеха как на имеющихся, так и на только формирующихся рынках. Стратегическое планирование компании определяет, как она может опередить своих конкурентов, то есть как необходимо действовать, чтобы быть оперативнее, масштабнее и эффективнее их. 
Основой для реализации стратегии передачи бухгалтерского учета аутсорсинговой компании является правильная разработка алгоритма передачи бизнес-функций с экономической и управленческих точек зрения.
Построим алгоритм реализации процесса аутсорсинга, который позволит наиболее эффективно использовать внешнего поставщика услуг:

  • Анализ функций компании (выделение ключевых и неспецифических видов деятельности компании).
  • Оценка эффективности передачи функций на аутсорсинг (оценка эффективности передачи выбранных функций компании на аутсорсинг).
  • Подбор аутсорсинговой компании.

Важнейшими этапами реализации такой стратегии являются:
1. Разработка концепции использования аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета и обоснованное принятие решения об использовании аутсорсинга.
2. Выбор критериев по подбору компании аутсорсера и заключение с ним договора.
3. Организация эффективного сопровождения всего процесса предоставления аутсорсинговых услуг.
Наиболее распространенным подходом для определения функций, которые рационально отдавать сторонней компании является построение матрицы аутсорсинга BKG Profit Technology. По оси Y матрицы аутсорсинга анализируется уровень значимости функций компании для ее стратегических целей. Соответственно, чем больше этот уровень соответствия, тем более весомый вклад в эти функции следует делать, и как следствие, такие функции нельзя передавать на аутсорсинг.
Ось X определяет уровень соответствия выбранной функции компании в сравнении с конкурентами. Если сравниваемые функции компания организует слабее, чем весь рынок, то ей необходимо ориентироваться на внешнего заказчика. Если сравниваемые функции компания выполняет лучше, чем конкуренты, то необходимо уделить внимание этой функции и позаботиться о ее защите, сохранении и эффективном использовании.
Любая функция компании анализируется с двух сторон – соответствие стратегическим целям бизнес-системы и соответствие предложениям на рынке.
В результате такого анализа функций компании формируются управленческие решения:

  • отдать на аутсорсинг функцию компании, соответственно, вывести ее из собственной иерархической структуры – поле «Отдавать» (или «передавай на аутсорсинг»);
  • создать альянсы и совместные предприятия с высококвалифицированной компанией для того, чтобы научиться качественно обеспечивать соответствующую функцию компании, обучать персонал – поле «Совершенствовать»;
  • развивать функцию компании или инвестировать в подразделение – поле «Развивать»;
  • функции являются стратегически важными для компании или нуждаются в защите от действий конкурентов и т. д. – поле «Защищать»;
  • функции являются одним из конкурентных преимуществ, позволяющих развивать компанию, соответственно целесообразно выделить эту функцию в отдельный бизнес либо направление деятельности – поле «Выделять»;
  • функции являются стратегически важными для других компаний и незначительно важными для исследуемой компании, стоит выделить выбранную функцию в отдельное направления деятельности компании и продать тем компаниям, для которых эта функция стратегически важна – поле «Продать».

В «Матрице аутсорсинга» центральное поле всегда должно оставаться пустым, соответственно, если при анализе той или иной функции она попадает в центр матрицы, то необходимо провести уточнение стратегических целей и стратегии компании и определить ее в одно из восьми полей матрицы.
Недостатком такого подхода является неоднозначность в принятии решения это связанно с тем, что в качестве инструментария используется матрица, формируемая на основе только двух переменных. Предлагаемый автором подход учитывает в качестве дополнительного параметра жизненный цикл компании, состоящий из следующих этапов:

  • Рождение (формирование). Принимаются рискованные финансовые решения, поскольку ресурсы компании недостаточны для удовлетворения всех потребностей.
  • Интенсивный рост. Сопоставление текущих целей и задач. Создание прочного фундамента для будущего компании.
  • Зрелость (стабилизация). Минимизация затрат, в том числе за счет прекращения всевозможного найма.
  • Старость (спад). Продажа активов, устранение возможных убытков.

На сегодняшний день не существует единого подхода для определения количественной оценки эффективности от передачи выбранных функций компании на аутсорсинг. Согласно данным, полученным в ходе проведения исследований, в российской практике, компании достаточно негативно относятся к вычислению эффективности передачи бухгалтерских функций на аутсорсинг с использованием трудоемких математических моделей расчета. Поэтому самыми распространенными подходами для оценки эффективности использования аутсорсинга выступают:

  • Сравнение стоимости предоставления услуги компанией аутсорсером и стоимости выполнения данной услуги внутренними ресурсами компании.
  • Анализ чистой приведенной стоимости NPV от процесса передачи функции на аутсорсинг.
  •  Оценка показателя удельного дохода на одного работника компании.

Более предпочтительным из описанных выше подходов для российских компаний является первый. Суть данного подхода заключается в определении возможного размера затрат, связанных с привлечением компании аутсорсера для выполнения функции компании и полной себестоимости выполнения данной функции собственными силами. 
Полная стоимость выполнения бухгалтерских функций собственным подразделением компании складывается из следующих составляющих:
1. Себестоимость трудовых ресурсов = Фонд оплаты труда, необходимый для выполнения данной операции, – налог на доходы физических лиц, который удерживается с работника, + Единый социальный налог. Здесь стоит учитывать расходы компании, связанные с отчислениями агентствам по подбору персонала (в случае если в компании отсутствует штатный кадровый работник по подбору персонала), а также затраты связанные со своевременным повышением квалификации каждого работника.
2. Совокупная стоимость автоматизированных рабочих мест для каждого работника.
3. Правовое и информационное снабжение деятельности каждого работника.
4. Затраты, связанные с арендой или покупкой помещения.
5. Альтернативные издержки. Как известно одним из существенных оснований для передачи на аутсорсинг непрофильных функций компании является возможность концентрации рабочих ресурсов на основных видах деятельности компании, которые приносят максимальную прибыль. Размер таких затрат может быть рассчитан в виде разницы между «предположительной» прибылью на работника подразделения, функции которого предполагается передать компании аутсорсеру, полученной при вероятном применении работника соответствующего подразделения в деятельности, дающей более высокие размеры прибыли для компании, и настоящим показателем рентабельности подразделения на одного работника. 
Для определения себестоимости процесса передачи бухгалтерского обслуживания компании аутсорсеру необходимо установить:
1. Затраты, связанные с организацией процесса передачи бухгалтерского обслуживания компании аутсорсеру. Эта величина формируется из затрат, связанных с поиском наилучшего представителя услуг в данной сфере и затрат на оплату услуг экономического и юридического консультантов.
2. Затраты, связанные с непосредственной оплатой за услуги аутсорсинга.
3. Величину затрат, связанную с осуществлением своевременного контроля за деятельностью компании аутсорсера, которая состоит из стоимости оплаты труда персонала компании, занимающимся контролем – это так называемые, дополнительные затраты.
Необходимо отметить, что значительное количество публикаций по теме аутсорсинга, впрочем, как и сами компании, предоставляющие данные услуги, склонны учитывать только затраты, связанные с непосредственной оплатой за услуги аутсорсинга, однако необходимость проведения тщательного процесса выбора партнера является существенным элементом реализации программы аутсорсинга.
Подбор аутсорсинговой компании для передачи ей функций по ведению бухгалтерского учета зависит от нескольких факторов:

  • Стоимость предоставляемых бухгалтерских услуг;
  • Объем услуг, предоставляемый аутсорсинговой компанией;
  • Качество услуг компании.

Использование аутсорсинга бухгалтерских услуг в компании может повлечь значительные последствия. Поэтому стратегическое обоснование необходимости применения механизмов аутсорсинга на ранних этапах его планирования является исходным пунктом в общем принятии решения об его использовании. Само же решение о возможности и эффективности применения аутсорсинговых услуг в компании требует тщательной проработки всех тонкостей и полной подготовки.

 

Зубанов А. Л.

Предыдущая Следующая