1. Какую программу приобрести?
2. Как обучиться работе с ней?
3. Каким образом адаптировать ее к учетной политике своего учреждения?
4. Как поддерживать ее в актуальном состоянии в условиях постоянного обновления законодательства?
Для автоматизации учета не всегда используются уже существующие на рынке готовые решения. Западные системы, предполагающие ведение параллельного учета по МСФО, и отечественные решения, основанные на методе конвертации данных по РСБУ, не в полной мере соответствуют требованиям к системе учета в конкретной компании и поэтому нуждаются в значительной доработке.
Часто компании принимают решение о разработке собственной системы учета по МСФО, что обусловлено значительными трудозатратами на доработку готовых решений. Такая система учета, как правило, разрабатывается на основе программного продукта, в котором в компании ведется учет по РСБУ.
В данной статье будет описан реальный проект по внедрению системы учета основных средств в соответствии с МСФО (далее – Подсистема) на основе типовой конфигурации «1С» «Бухгалтерия предприятия». Описываемый проект внедрения был успешно выполнен в 2009 г., где в роли заказчика выступала одна из энергетических компаний г. Москвы.
1. Технические средства автоматизации учета основных средств
Выбор программ предлагаемый сегодня разработчиками, впечатляет и пугает. Каждый заявляет, что его программа лучшая. Трудно разобраться во всем этом многообразии. Однако далеко не всем фирмам, занимающимся индустрией программных технологий, удается открыть формулу успеха и «сводить Баланс» интересов со своими партнерами, пользователями, конкурентами, с государством, многие годы получать положительное «Сальдо» практически на всех направлениях этого нелегкого пути в условиях нынешней российской действительности.
Фирма «1С» сохраняет несокрушимость и уверенность позиций лидера. Закончив прошедший кризисный год с рекордным оборотом в 17,2 млн. долл., фирма не свернула ни одного своего проекта. Продукция фирмы «1С» и ее деятельность получают все большее признание и распространение. Опрос показал, что около 46% фирм – пользователей ПО отдают предпочтение продукции «1С».
Среди наиболее популярных программных продуктов фирмы «1С» особое место занимают программы системы «1С: Предприятие 7.5». Существуют модификации этого комплекса для отраслевых применений, бюджетных организаций, для торговли, медицины, автотранспортных предприятий, учета по международным стандартам и др., системы «1С:Предприятие 7.5» с англоязычным и украинским интерфейсами, конвертор табличных документов «1С:Предприятия 7.5» для Microsoft Excel и многое другое.
2.Процесс становления.
На установочном совещании определилась команда проекта, состоящая из руководителя проекта, двух кураторов по предметной области и двух непосредственных исполнителей: консультанта по МСФО и программиста «1С».
Общие требования к Подсистеме, представленные заказчиком:
- Необходимость использования отдельного плана счетов МСФО.
3. Для трансляции данных должен применяться универсальный механизм мэппинга планов счетов по РСБУ и МСФО с возможностью гибкой настройки пользователями.
4. Функционал трансляции должен предусматривать два режима формирования данных по МСФО: за период (пакетный режим) либо одновременно с формированием данных по РСБУ (онлайн-режим).
5. Подсистема должна иметь функционал независимого ведения учета по МСФО и необходимый набор отчетных форм.
6. Начальные остатки по плану счетов МСФО должны быть сформированы в автоматизированном режиме.
Документами, послужившими методологической основой разработки стали: – Учетная политика по МСФО в части основных средств – План счетов МСФО (выдержка приведена в приложении Мэппинг планов счетов РСБУ и МСФО (выдержка приведена в приложении)
3.От концепции до результата
В процессе становления технического задания возникла дискуссия по поводу механизма формирования проводок на плане счетов МСФО, где были рассмотрены два варианта:
- Вариант 1 (с промежуточным созданием документа МСФО на основании документа РСБУ).
- Вариант 2 (без создания документа МСФО на основании документов РСБУ).
Первый вариант является более унифицированным, позволяет выделить в отдельный модуль документы и отчеты по МСФО. Формы документов МСФО предусматривают заполнение дополнительных реквизитов, отсутствующих в РСБУ, для корректного переноса значений субконто на план счетов МСФО.
Второй вариант не требует дублирования документов, но может потребовать внесения дополнительных реквизитов в документы РСБУ с целью корректного отражения данных на плане счетов МСФО. Такой вариант жестко привязал бы подсистему к конфигурации Заказчика, что не соответствовало предъявляемым требованиям. Поэтому для реализации был выбран первый вариант создания отдельной подсистемы, включающей в себя:
– универсальный документ МСФО, который автоматически формирует проводки по МСФО по правилам мэппинга (так как документ обладал очень широким функционалом, он получил условное название «мегадокумент»);
– ряд отдельных документо в как предназначенных для ведения независимого учета, так и используемых в процессе конвертации данных РСБУ.
Далее в рамках выбранной концепции выполнялось детальное проектирование Подсистемы (большей частью консультантом, с участием кураторов по предметным областям при спорных вопросах), которое завершилось созданием документа «Техническое задание на разработку Подсистемы МСФО».
Документ содержал описание создаваемых объектов Подсистемы (константы, перечисления, справочники, регистры, документы, отчеты), включая состав реквизитов и движений по регистрам учета.
Назначение документа.
Документ предназначен для отражения на плане счетов МСФО операций по поступлению основных средств независимо от российского бухгалтерского учета.
На основании технического задания программистом были спроектированы алгоритмы работы Подсистемы. В качестве примера представим схему конвертации данных РСБУ.
В процессе реализации была разработана «подписка на события», описывающая алгоритм конвертации данных, содержащий следующие этапы:
1. Проверка наличия подчиненного документа МСФО (не помеченного на удаление и не являющегося документом сторнирования).
2. Проверка наличия флага «Конвертируется в МСФО» для вида документа.
3. Проверка наличия права «Параллельный учет в МСФО» у текущего пользователя.
4. Проверка наличия флага «Параллельный учет в МСФО» для вида документа.
5. Проверка отсутствия статуса «Не отражать на плане счетов МСФО».
6. Создание документа МСФО.
4.Проблемы на пути к реализации
В ходе этапа разработки были выявлены и разрешены некоторые проблемные ситуации, не предусмотренные на этапе проектирования.
Проблема сторнирования.
Первоначально при отмене проведения документа РСБУ планировалось создание документа «Сторно МСФО». Впоследствии вариант сторнирования был изменен на простую отмену проводок, чтобы не создавать «лишние» документы в системе и чтобы сохранялось соотношение «один к одному» для документов МСФО и РСБУ. Функционал сторнирования остался, но на его использование наложили следующее ограничение: сторнировать можно только независимые от РСБУ документы МСФО (не имеющие в качестве документа основания документы РСБУ).
Проблема мэппинга.
В режиме отладки была выявлена следующая ситуация: для проводки по РСБУ по правилам мэппинга нашлись два правила одинакового приоритета, соответствующие счетам дебета и кредита, которые имели разные варианты расчета суммы проводки. Проблема был решена добавлением дополнительных приоритетов в таблицу мэппинга. Приоритеты рассчитывались в зависимости от признака активности счета (активный/пассивный) и положения счета в проводке. Если счет активный и располагается в кредите проводки или счет пассивный и располагается в дебете, то данное правило имеет больший приоритет, чем другие найденные правила соответствия. Описанный конфликт приоритетов в мэппинге возник у счета РСБУ 08.03(Кт) (сумма проводки для которого рассчитывается пропорционально конечному сальдо на счете учета РСБУ 08.03 и конечному сальдо соответствующего счета МСФО 1103.1.6.2) и счета РСБУ 01.01(Дт) (сумма проводки МСФО для которого равна сумме проводки по по РСБУ).
Проблема незаполненных групп для основных средств МСФО.
Обработка формирования документов МСФО за период использует общую процедуру «сформировать документ МСФО», которая конвертирует данные только при условии, что для основного средства указана группа основных средств МСФО. Но на момент запуска обработки неизвестно, для всех ли основных средств, по которым необходимо сформировать проводки, указаны группы ОС МСФО. Поэтому обработка была усовершенствована таким образом, чтобы первым этапом выполнялась проверка заполнения групп основных средств. Если существуют основные средства с незаполненными группами, то в обработке открывается закладка для заполнения и продолжение работы возможно только после указания групп МСФО для всех основных средств.
Проблема мэппинга в разрезе документов.
Для универсализации подхода было решено добавить возможность настройки мэппинга в разрезе документов. В этом случае используется мэппинг не по счетам, а по правилам соответствия видов документов. Определяется вид создаваемого документа, потом по правилам соответствия реквизитов создаваемый документ заполняется. Проводки такого документа формируются не общей процедурой «Создание документа МСФО», а собственным модулем проведения. Для хранения соответствий по видам документа и по реквизитам документа были добавлены соответствующие регистры сведений.
Контрольные испытания и защита проекта прошли успешно, без замечаний и в заданные сроки. Разработанная Подсистема полностью соответствовала предъявляемым требованиям, а также обладала необходимой универсальностью для тиражирования решения.
–Настройка Подсистемы.
–Ввод начальных остатков по основным средствам.
–Создание независимых документов МСФО.
–Конвертация данных из РСБУ на план счетов МСФО.
–Формирование отчетов по МСФО.
Заключение
Разработанное в ходе проекта решение изначально предназначалось только для ведения учета по участку ОС, но благодаря функциональности «мегадокумента» МСФО и гибкости настроек мэппинга позволяет вести учет и на других участках учета.
– Проектное решение обладает большей функциональностью, чем типовые решения, вследствие реализации типовых документов для хозяйственных операций и ориентации на конкретные требования. Однако типовые решения обладают большей универсальностью.
– При ведении учета на других участках (не на участке ОС) потребуется дополнительное конфигурирование Подсистемы (создание новых видов документов). Типовые решения либо не предлагают свои виды документов, либо содержат ограниченное количество видов документов и также потребуют доработки.
В конечном счете при выборе решения для системы учета следует отталкиваться от требований к системе учета, и если типовое решение удовлетворяет им, то не стоит заниматься самостоятельной разработкой. При высоких требованиях к системе (высокая степень автоматизации, особенности учета в компании и пр.) имеет смысл использовать решения, подобные разработанному в ходе проекта. Такие решения совмещают в себе и универсальность в настройках, и требуемую функциональность.