Outsorsing в переводе с английского делового языка означает «пользоваться внешним сторонним источником», или, в адаптированном переводе, – «пользоваться внешними решениями».
Аутсорсинг – научный инструмент рационального (оптимального) управления потоковым процессом, в т.ч. потоком информации, повышает его эффективность как за счет снижения издержек по ведению процесса, так и за счет повышения уровня удовлетворения потребителей услуг. Самой важной причиной аутсорсинга послужила нехватка достаточно квалифицированного персонала в области бухгалтерских услуг, особенно для малого и среднего бизнеса.
Фирмы-аутсорсеры бухгалтерских услуг, для того чтобы оставаться конкурентоспособными, вынуждены постоянно снижать затраты и повышать качество обслуживания. Исследования показывают, что клиенты фирм – аутсорсеров услуг могут снизить свои издержки на 6-10% и одновременно улучшить качество обслуживания потребителей.
Цель настоящего исследования: - рассмотреть механизм деятельности аутсорсера бухгалтерских услуг;
1. Сущность аутсорсинга бухгалтерского учета
Сегодня термин «аутсорсинг» многими воспринимается, как модное жаргонное слово. Однако в бухгалтерском учете аутсорсинг нашел широкое применение во многих странах мира. При этом, бухгалтерский налоговый учет и управление ими выполняется специальной организацией. Такой подход, к самой важной функции любого бизнеса очень эффективный и экономичный способ ведения бухгалтерского учета и сдача отчетности.
Эффективность такого подхода, это путь к росту предприятия без издержек и затрат.
2. Механизм деятельности аутсорсера бухгалтерских услуг
В соответствии с законом 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.
Формы банковских документов разрабатываются Центральным банком РФ (ЦБ РФ). Порядок безналичных расчетов и порядок заполнения расчетных документов в РФ, определен положением ЦБ РФ от 12 апреля 2001 г. №2-П.
Документы, для которых не предусмотрена унифицированная форма, разрабатываются организацией самостоятельно.
Первичные документы предоставляются по разделам учета, если аутсорсер ведет все участки учета. После заключения договора на бухгалтерское обслуживание составляется график приема-передачи первичной документации, на основании которой специалисты отдела бухгалтерского сопровождения готовят регистры учета, налоговую и бухгалтерскую отчетность.
Можно выделить следующие подходы, основанные на разделении учетных функций:
- Первый подход предполагает ответственность каждого бухгалтера за ведение бухгалтерского учета каждого клиента от начала до конца (Приложение А);
- Второй подход предполагает ответственность каждого бухгалтера за ведение бухгалтерского учета каждого клиента от начала до конца по определенным видам деятельности
Организация ведения процесса бухгалтерского учета, автоматизации бухгалтерского учета, которая позволяет значительно снизить издержки на ведение процессов и значительно увеличить скорость. При этом специалист аутсорсера хорошо знает специфику деятельности и бизнес заказчика.
3. Автоматизация бухгалтерских программ используемых при аутсорсинге
К данным подходам можно использовать удобную и надежную в работе систему Ассоun Tech. Бухгалтерия (С)разработанную компанией ООО «Терминал Софт» при активном участии специалистов «Аудит ХХI век» в качестве консультантов и тестировщиков. В этот программный комплекс заложена современная и надежная система хранения и обработки информации МS SQL. Система хранения и обработки информации является многопользовательской, предоставляет все необходимые формы отчетности для организаций различных форм собственности и физических лиц. При разработке этой системы были учтены основные ошибки и неудобства в работе существующих на рынке систем бухгалтерского учета, в результате чего работа бухгалтера с этой программой существенно упростилась. Система «Ассоun Tech». Бухгалтерия» предоставляет пользователю удобный и гибко настраиваемый механизм обмена данными, как с аналогичными программами, так и с другими системами бухучета и документооборота (такими,например, как 1С). Программистами уже разработано и отлажено большое количество модулей обмена данными. Функция обмена данных позволяет быстро и качественно выполнять работы по составлению бухгалтерской отчетности для клиентов в режиме аутсорсинга.
Клиентам рекомендуется использовать преимущества системы в своей работе по ведению бухучета, что существенно облегчает процесс обмена информацией и быстрое предоставление клиентам любых отчетных документов, получаемых в короткие сроки.
Но так, же существует ещё услуга ASP (Application Service Provision) – предоставление в аренду приложений через Internet. Если быть точнее, в аренду сдается не просто программное обеспечение: клиент получает удаленные рабочие места вместе с серверами приложений, самими приложениями и услугами технической поддержки, оказываемыми в центре обработки данных.
Подписав контракт с ASP-провайдером, заказчик должен организовать (либо арендовать) обычный канал в глобальную сеть и в 95% случаев установить обычные браузеры на компьютерах сотрудников. Этого достаточно, чтобы удаленно работать с системой в режиме, эквивалентном схеме клиент-сервер. Сама информационная система и все ее "окружение", включая средства резервного копирования, защиты данных и технический персонал, находятся на площадке поставщика услуг ASP.
Заключение
Outsorsing в переводе с английского делового языка означает «пользоваться внешним сторонним источником». В бухгалтерском учете аутсорсинг нашел широкое применение во многих странах мира. Аутсорсинг способствует оптимизации работы бухгалтерии предприятия, повышает ее эффективность, восстанавливает старый бухгалтерский учет, и консультирует, в юридическом и налоговом планировании деятельности компании.
Механизм деятельности аутсорсера может быть организован исходя из подходов, основанных на разделении учетных функций. При этом аутсорсер может организовать и автоматизировать бухгалтерский учет так, что он позволяет значительно снизить издержки на ведениепроцессов и значительно увеличить скорость. Достигается это за счет автоматизированных программ.
При этом существует проблема, которую должен решить аутсорсер, а именно, соблюдение конфиденциальности при передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг. Необходимо разработать надежные системы баз данных, которые будут обеспечивать сохранность и защиту информации клиентов.