В нашей стране постоянно происходят изменения в налоговом законодательстве. В связи с этим небольшим компаниям и индивидуальным предпринимателям очень сложно действовать без помощи квалифицированных бухгалтеров, а аутсорсинг бухгалтерского учета может стать выходом из самой сложной ситуации. Не может не возникнуть проблем с контролирующими органами, если несерьезно подходить к составлению и сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности, а также самой постановке бухгалтерского учета.
При неправильном подходе дело обернется многочисленными штрафными санкциями. Бухгалтеру для работы нужно помещение, компьютер, на которые установлены современные программы, мебель для удобства и, конечно же, достойная зарплата. На всем этом можно сэкономить, если не нанимать бухгалтера, а обратиться за помощью в бухгалтерскую фирму.
Несомненно, бухгалтерские услуги тоже стоят денег, правда, при любом раскладе заплатить придется меньше, чем за содержание собственной бухгалтерии. Не стоит забывать и о том, что плохая организация бухучета в случае собственной бухгалтерии приведет к штрафным санкциям, которые должно будет оплатить само предприятие.
1.Аутсорсинг бухгалтерского учета.
Аутсорсинг – относительно новый вид услуг на российском рынке. Успешно осуществляющиеся на западе аутсорсинговые услуги сегодня находят своего потребителя и в Российской Федерации. И если совсем недавно потребителями таких услуг в нашей стране были в основном представительства иностранных компаний и совместные предприятия, теперь же к услугам аутсорсеров все чаще прибегают обычные российские фирмы.
Понятие аутсорсинга в российском законодательстве отсутствует. Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от английского «outsourcing») и дословно переводится как «использование чужих ресурсов».
Иными словами для успешного ведения бизнеса вовсе не обязательно, выполнять все непрофильные функции, связанные с основным видом деятельности организации, или с управлением компанией, своим персоналом, можно возложить ведение этих процессов и на специализированную организацию.
Таким образом, под аутсорсингом понимается передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением.
Отметим, что фирма, берущая на себя «чужие» функции называется аутсорсинговой, или аутсорсером.
Становясь потребителем аутсорсинговых услуг, организация-заказчик получает возможность сосредоточиться на основном бизнесе, поскольку договор аутсорсинга, как мы отметили, заключается именно по непрофильным направлениям деятельности организации. Передача части работ на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как зачастую услуги аутсорсера стоят намного дешевле, чем содержание собственного персонала.
По договору аутсорсинга, как правило, передаются такие функции, как:
— поддержка информационных систем (локальных сетей, web-сайта; защита информации; администрирование компьютерных сетей; разработка, внедрение и последующее обслуживание корпоративных программных продуктов и так далее);
— постановка и ведение бухгалтерского, налогового учета, а также составление отчетности;
— поиск и подбор кадров;
— аренда сотрудников;
— PR и рекламные услуги;
— уборка офисных помещений;
— охрана и служба безопасности;
— организация питания;
-организация транспортных перевозок, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности организации;
— административная поддержка и прочие услуги.
Между организацией-заказчиком и аутсорсинговой организацией заключается гражданско-правовой договор, предметом которого является предоставление услуги или выполнение работы.
Не стоит относить к аутсорсингу использование любых услуг, оказываемых внешними исполнителями. Под аутсорсингом следует понимать именно передачу на длительное время, ведение какой либо непрофильной деятельности организации, которая, в принципе может осуществляться и самостоятельными силами.
По сути дела, прибегая к услугам аутсорсера, организация — заказчик в его лице получает как бы дополнительное структурное подразделение организации, которое в то же время остается от него юридически независимым.
Как уже было отмечено, еще недавно к бухгалтерскому аутсорсингу прибегали в основном иностранные организации, работающие в Российской Федерации, а также совместные предприятия. Это скорее вынужденная мера, ведь иностранные бизнесмены, работающие в Российской Федерации, не всегда хорошо ориентируются во всех тонкостях российского законодательства, в связи с чем, и прибегают к услугам аутсорсинговых фирм.
Однако сейчас все больше и российских бизнесменов пользуются бухгалтерским аутсорсингом, который предлагает услуги по восстановлению, ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговый платежей, составления промежуточной и годовой отчетности, а также ведение дел с налоговыми органами.
2. Преимущества аутсорсинга бухгалтерии.
Компании, ведущие аутсорсинг бухгалтерского учета, имеют ряд преимуществ.
Во-первых, сложно найти бухгалтера, который обладает познаниями не только в области бухгалтерского и налогового учета, но также может проконсультировать в законодательной сфере, быть юридически подкованным и уметь не растеряться перед контролирующими органами. Наверное, такие профессионалы есть, но найти их сложно, ведь они, скорее всего, уже трудоустроены. В то же время, доверив аутсорсинг бухгалтерии нашей компании, вы получите услуги коллектива высокопрофессиональных специалистов из различных сфер знаний, так как, в нашем штате, кроме высококвалифицированных бухгалтеров, также имеются профессиональные юристы и аудиторы, возможность консультации с которыми является гарантией правильности ведения бухгалтерского учета на вашем предприятии.
Во-вторых, штатному бухгалтеру потребуется организованное рабочее место, а это и компьютерная техника, и мебель, и программное обеспечение. В этом случае аутсорсинг бухгалтерии предполагает экономию ваших средств, так как аутсорсинговая компанияимеет постоянно обновляемое бухгалтерское и юридическое программное обеспечение и, конечно, берет на себя заботу о создании и техническом оснащении рабочих мест.
В-третьих, не забывайте, что штатный бухгалтер тоже человек, он может уйти в отпуск, заболеть, уехать в другой город. Аутсорсинг бухгалтерских услуг обеспечит Вам надежную работу всего коллектива компании, и ваш бизнес не будет зависеть от одного человека.
Кроме того, стоит учесть, что при использовании аутсорсинга бухгалтерского учета вы экономите на зарплате штатного бухгалтера и его помощников, на аренде помещения, затратах на расходные материалы, транспорт, курьерские услуги, а также на стоимости бланков и специализированной периодики.
3.Юридические аспекты пользования аутсорсингом бухгалтерского учета в России.
Аутсорсинг – сравнительно молодой вид услуг на российском рынке. Аутсорсинг бухгалтерского учета в России начал развиваться тогда, когда аудиторы стали осознавать, что компании нуждаются не столько в проверках, сколько в изначальном правильном ведении учета. В свою очередь, субъекты предпринимательства оценили все преимущества такого сотрудничества, позволяющего сократить издержки и повысить эффективность.
В соответствии с п.2 ст.779 ГК РФ между предприятием-заказчиком и организацией-аутсорсером заключается договор на возмездное оказание услуг по ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской отчетности, где четко прописываются обязанности сторон, устанавливаются сроки исполнения обязательств, а также разграничивается ответственность предприятия-заказчика и организации-аутсорсера за исполнение тех или иных операций.
При этом насколько четко в договоре будет определено разграничение этой ответственности, настолько предприятие-заказчик сможет снизить свой риск штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерии. Ведь в случае обнаружения нарушений в бухгалтерской отчетности предприятие-заказчик в соответствии с НК РФ вынуждено будет заплатить штраф. А если в договоре на оказание аутсорсинговых услуг будет предусмотрен пункт, в соответствии с которым компания-аутсорсер обязана будет компенсировать заказчику все штрафы и пени, которые налоговики начислят за неправильно исчисленные суммы налогов, несвоевременно представленные налоговые расчеты, декларации и т.д., то компания-заказчик сможет возместить таким образом свои потери. Вполне понятно, что если несвоевременное представление налоговых расчетов и деклараций связано с тем, что заказчик задержал передачу первичных бухгалтерских документов аутсорсеру, то ни о какой компенсации и речи быть не может.
В соответствии с пунктом 5 статьи 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете», бухгалтерская отчетность должна быть заверена подписями руководителя и главного бухгалтера организации, а в тех организациях, где ведением бухгалтерского учета занимается централизованная бухгалтерия, специализированная организация или бухгалтер-специалист, бухгалтерскую отчетность подписывает руководитель организации, компании-аутсорсера или бухгалтер-специалист, ведущий бухучет. Заверять бухгалтерскую отчетность может также и представитель компании-аутсорсера при наличии соответствующей доверенности. Согласно Письму УФНС по г. Москве за № 20-12/60484 от 26.09.05, копию данной доверенности следует прикладывать к сдаваемой отчетности.
А грамотно составленный договор, как уже упоминалось ранее, позволит полностью снять с заказчика расходы по возможным штрафным санкциям в случае допущенной ошибки со стороны аутсорсеров. К тому же услуги аутсорсинговых компаний избавляют от необходимости создания рабочих мест для штата бухгалтеров, приобретения специального программного обеспечения и т.д., что также способствует сокращению затрат. Кроме того, использование услуг аутсорсинговой компании, которая действует строго в рамках действующего законодательства, заботясь о репутации, свидетельствует о прозрачности деятельности компании, что создает благоприятное впечатление на партнеров и облегчает получение займов.
Однако, для того чтобы избежать возможных неприятностей при сотрудничестве со сторонними организациями, в договоре на оказание услуг следует предусмотреть порядок отчетности компании-аутсорсера перед заказчиком, а также сформировать и утвердить график оборота документов. Что же касается риска утраты конфиденциальности, то деловая репутация компании-аутсорсера является гарантией сохранения конфиденциальных данных. Поэтому, при выборе аутсорсинговой компании следует непременно обратить внимание на ее репутацию.
В заключении следует отметить, что все расходы организации по оплате услуг аутсорсинговой компании в соответствии с пп. 36, п.1 ст. 264 Налогового кодекса учитываются в составе прочих расходов организации. Однако они должны отвечать требованиям статьи 252 Налогового кодекса, т.е. иметь документальное подтверждение, экономическое обоснование и иметь отношение к получению дохода. В соответствии с пунктами 6,18 Положения по бухгалтерскому учету, утвержденного приказом Минфина Российской Федерации за № 33н от 06.05.99 (ПБУ 10/99), к бухгалтерскому учету такие расходы принимаются в том отчетном периоде, в котором они были предоставлены, независимо от того, когда фактически производился расчет за предоставленные услуги. При этом сумма НДС, предъявленная компанией-аутсорсером, в расчет не берется. Ее вычет производится на основании счета-фактуры после того, как оказанные услуги приняты к учету, а основанием для вычета является пп. 1 п. 2 ст. 171 Налогового кодекса.
Заключение
Аутсорсинг как понятие более 20 лет является действенным инструментом, который используется при реформировании и реструктуризации бизнеса, позволяющий повышать эффективность деятельности. Его суть заключается в передаче отдельных функций (как правило, непрофильных для бизнеса) для исполнения сторонней организации. В первую очередь рассматривается аутсорсинг бухгалтерского учета ведении кадрового делопроизводства, юридического сопровождения, поддержки IT-инфраструктуры организации. Это те области, где организация постоянно потребляет услуги фактически независимо от объемов производства или реализации, без которых не может нормально функционировать в современных условиях.
Цель пeредачи бухгалтерских услуг на аутсорсинг – это прежде всего снижение издержек на обслуживание собственной бухгалтерии, получение комплексных консультаций профессиональной команды сотрудников по правовым и бухгалтерским вопросам.