"Миф № 1. Бухгалтер должен быть исключительно в штате
В 90% случаев решение о наличии бухгалтера в штате обусловлено страхом. Страх перед возможным изменением «принятого уклада» подкрепляет иллюзия, что если видишь человека каждый день, значит он не допускает ошибок и абсолютно надежен. Отвергая саму мысль об аутсорсинге как возможной, но не обязательной, замене штатного сотрудника, директор или собственник бизнеса может упустить возможность сделать бизнес более эффективным.К слову, многие крупные компании регулярно проводят «самоконтроль», сверяя стоимость аутсорсинга и расходы на текущую бухгалтерию. Результаты этого сравнения используют, чтобы сделать выводы о том, как можно было бы улучшить бухучет.
Миф № 2. Внештатный бухгалтер = аутсорсинг
Классический аутсорсинг подразумевает наличие большого количества бухгалтеров, методологов, юристов и ИТ-специалистов на стороне исполнителя, поскольку аутсорсинг выполняет три основные задачи:- обеспечение непрерывности: учет в аутсорсинге — это процесс, который не зависит от отпуска/увольнения/болезни отдельного сотрудника, большое количество бухгалтеров обеспечивает практически мгновенную взаимозаменяемость;
- передача рисков: вместе с процессом учета провайдеру передается и ответственность за его ведение. Это значит, что клиент имеет полное право ожидать и истребовать материальную компенсацию в случае штрафов или иных убытков, понесенных по вине провайдера;
- повышение эффективности процессов: речь идет не только о снижении затрат на бухгалтерию, но и о постоянном обновлении «базы знаний»: начиная от ИТ-поддержки и заканчивая регулярным анализом и применением обновлений законодательства. Если группа бухгалтеров сталкивается с определённой проблемой, разработанные пути её решения или предотвращения тиражируются на другие аналогичные проекты.
Как вы понимаете, ни одну из этих задач приходящий бухгалтер или маленькая фирма решить не в силах, хотя выполнение именно этих задач — отличительная черта и качественная составляющая процессов в аутсорсинге.
Миф № 3. Аутсорсинг должен быть дешевле, чем штатный бухгалтер
Вам тоже надоело сравнение мерседеса и запорожца, когда пытаются защитить стоимость услуг? Переход от штатного бухгалтера к аутсорсингу — это не смена машины. Здесь основным вопросом является, какую ценность от смены привычного процесса вы получаете.Для ряда компаний важно снизить стоимость процесса. Но аутсорсинг не всегда оказывается дешевле штатного бухгалтера, а определить экономику заранее — до подготовки коммерческого предложения — на практике довольно сложно.
Как оценить текущие затраты на бухгалтерию?
Для простейшего расчета собственных затрат на бухгалтерию необходимо обозначить перечень людей, занятых учетом в компании, и определить прямые расходы на них: зарплату, налоги и корректировку на резерв отпусков (помните, что минимум 8% ФОТ — это расходы на отпуск, т. е. сотрудник получает деньги, не работая при этом).
Если перед вами стоит задача подробного расчета стоимости, то к базовым затратам необходимо добавить штрафы по вине бухгалтерии и косвенные расходы: аренда, курьерские услуги, ИТ-поддержка, канцелярские товары и многое другое.
Подобная самопроверка позволяет прийти к пониманию того, насколько экономически эффективна бухгалтерия в вашей компании, и, возможно, заставит вас серьезно задуматься о передаче этой функции на аутсорсинг. Ведь не зря, по данным Gartner, расчет зарплат сотен миллионов сотрудников западных компаний передан на аутсорсинг, а крупные российские корпорации создают собственные объединенные центры бухгалтерского обслуживания."
- Татьяна Фаузер,
директор департамента развития бизнеса «Информаудитсервис».
Материал опубликован на Dailymoneyexpert.ru